Wstęp
Spis treści
Uprzejmie informujemy, że Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jako Administrator Bazy, w trosce o jakość świadczonych usług rozwojowych publikowanych na portalu https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl, dokonuje weryfikacji prawdziwości informacji zawartych w Kartach Dostawców Usług oraz spełniania określonych rozporządzeniem BUR wymagań przez Dostawców zarejestrowanych w Bazie (audyt funkcjonowania Dostawców Usług w Bazie). Procesem audytu objęte zostaną podmioty, które uzyskały wpis do Bazy z możliwością świadczenia usług podlegających dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Informacje o audytach w BUR dostępne są w zakładce Audyty.
Począwszy od marca 2022 r. audyty funkcjonowania Dostawców Usług w Bazie Usług Rozwojowych będą prowadzone przez dwa niezależne podmioty: Grupa Gumułka-Euroedukacja Sp. z o. o. oraz NOVA PRAXIS Sp. z o. o., działające na zlecenie PARP, wybrane w drodze postępowania prawo zamówień publicznych.
Podstawową formą działań audytowych jest audyt stacjonarny. W uzasadnionych przypadkach, potwierdzonych informacją z Sanepidu o konieczności przebywania osób wykazanych w dokumentach rejestrowych podmiotów w izolacji lub na kwarantannie w związku z trwającą pandemią COVID-19, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości umożliwia także prowadzenie działań audytowych w formie zdalnej lub mieszanej.
Dostawca Usług o planowanym audycie zostanie poinformowany mailowo w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w terminie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed audytem . ( wzór pisma zawiadamiającego o audycie).
Korespondencja pomiędzy Wykonawcą i audytowanym Dostawcą Usług będzie prowadzona również w wersji elektronicznej, a dokumenty Wykonawcy – Zespołów Audytowych będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poprawność podpisu jest możliwa do zweryfikowania z użyciem dostępnego bezpłatnie oprogramowania (np. Szafir, PEM-HEART SIGNATURE).
Działania audytowe prowadzone będą przede wszystkim w siedzibie podmiotu i co do zasady będą trwały 2 dni (każdy dzień po 8 godzin, dotyczy również formy zdalnej, mieszanej). W ramach audytu może zostać przeprowadzona również wizytacja usługi rozwojowej w miejscu jej realizacji lub zdalny monitoring usługi prowadzonej w formie zdalnej. Na zakończenie audytu stacjonarnego lub mieszanego zespół audytowy przedkłada Dostawcy Usług „Oświadczenie dotyczące potwierdzenia przeprowadzenia audytu (cz. A)”, w którym Dostawca Usług własnoręcznie wpisuje faktyczne dni i godziny rozpoczęcia i zakończenia audytu. W przypadku wizytacji usługi rozwojowej w „Oświadczenie dotyczące przeprowadzenia wizytacji usługi rozwojowej (cz. B)” trener własnoręcznie wpisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia wizytacji w danym dniu.
Celem prowadzonych audytów jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z wpisem do Bazy oraz wymagań jakościowych i innych, określonych treścią rozporządzenia BUR oraz Regulaminem Bazy, na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączonych w Bazie w wersji elektronicznej), dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych, oględzin siedziby Dostawcy i miejsca realizacji usług rozwojowych (w przypadku wizytacji usługi rozwojowej), wywiadów z pracownikami Dostawcy, trenerami oraz osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych.
Audyt stacjonarny przeprowadzony zostanie w głównej siedzibie Dostawcy Usług (adres wskazany w Bazie Usług Rozwojowych). Za zgodą PARP, istnieje także możliwość przeprowadzenia audytu w innym wskazanym miejscu (dotyczy sytuacji, gdy większość niezbędnych do przeprowadzenia audytu dokumentów znajduje się poza siedzibą podmiotu).
Ewentualny audyt zdalny polega na badaniu wybranych przez audytorów, a przesłanych przez Dostawcę Usług w bezpieczny sposób, przed rozpoczęciem audytu skanów dokumentów oraz przeprowadzeniu niezbędnej liczby wideo/ tele-konferencji zespołu audytorskiego z osobami uprawnionymi do reprezentowania Dostawcy, przeprowadzonych w czasie dwóch dni trwania audytu, a także na przeprowadzeniu zdalnego monitoringu usługi prowadzonej w formie zdalnej.
Ewentualny audyt mieszany składa się z części zdalnej i stacjonarnej. Audyt w formie mieszanej przeprowadza się w przypadku, gdy po części zdalnej audytu, zespół audytorski nie jest w stanie określić czy Dostawca spełnia wymogi określone w rozporządzeniu BUR bądź wobec Dostawcy, którzy nie prowadzą usług zdalnych. W przypadku braku możliwości wydania opinii zapewniającej, przeprowadza się w miejscu prowadzenia działalności Dostawcy, jednodniową uzupełniającą wizytę audytową w celu uzyskania informacji niezbędnych do opracowania raportu z audytu bądź odbycia wizytacji usługi świadczonej stacjonarnie.
Należy pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem BUR „Podmiot (…) umożliwia przeprowadzenie przez Agencję lub upoważnione przez nią podmioty do weryfikacji, o której mowa w § 12, w miejscu świadczenia usługi oraz w swojej siedzibie”. Brak spełnienia tego wymogu może skutkować wykreśleniem Dostawcy z Bazy Usług Rozwojowych.
Zakres prowadzonych audytów u Dostawców Usług świadczących usługi rozwojowe:
- posiadanie potencjału technicznego,
- posiadanie potencjału ekonomicznego,
- posiadanie potencjału kadrowego,
- przestrzegania zasad etyki zawodowej,
- posiadania systemu zapewnienia jakości usług,
- realizacja usług zgodnie ze standardem świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu BUR.
Przygotowanie do audytu:
Podczas audytu wymagane będzie wykazanie prawdziwości oświadczeń złożonych przez Dostawców Usług wraz z wnioskiem o wpis do Bazy oraz posiadanie wdrożonego systemu zarządzania jakością wraz z potwierdzeniem świadczenia usług rozwojowych zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu BUR. W tym celu Dostawca powinien dokonać przeglądu dotychczasowego systemu zapewnienia jakości usług w swojej organizacji oraz upewnić się, że potrafi przedstawić audytorom dowody na jego funkcjonowanie zgodnie z określonymi kryteriami. W trakcie audytu wymagane będzie:
- zapewnienie obecności pracowników, którzy będą mogli udzielać informacji na temat procesów realizowanych w podmiocie;
- zapewnienie możliwości przeprowadzenia oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usługi rozwojowej;
- umożliwienie przeprowadzenia wywiadów/ rozmów zarówno z pracownikami pomiotu, trenerami, jak i z osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych;
- przygotowanie i okazanie oryginałów dokumentów potwierdzających brak zaległości z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zaświadczenia wydane przez odpowiedni ZUS i US, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed pierwszym dniem audytu);
- okazanie ważnego certyfikatu lub dokumentu poświadczającego udzielenie akredytacji potwierdzającego spełnienie wymogów jakościowych ustanowionych na potrzeby rejestracji w Bazie Usług Rozwojowych (jeśli dotyczy) lub uprawnienia wynikającego z przepisów prawa, o których mowa w §7 ust. 5 pkt 1-8 rozporządzenia BUR (jeśli dotyczy);
- okazanie innych dokumentów na potwierdzenie spełnienia wymagań wynikających z rozporządzenia BUR;
- w przypadku ewentualnego audytu zdalnego i mieszanego przekazanie – w ustalonym przez Wykonawcę terminie i w podany przez Wykonawcę bezpieczny sposób – skanów wyżej wymienionych dokumentów oraz przygotowanie do wideo/ tele-konferencji prowadzonych z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi informatycznych dla urządzeń stacjonarnych lub mobilnych (narzędzie do realizacji wideo/ tele-konferencji zostanie ustalone przez Wykonawcę z audytowanym podmiotem w korespondencji e-mailowej przed rozpoczęciem audytu).
W celu przygotowania się do audytu rekomendujemy przeprowadzenie samooceny zgodnie z arkuszem samooceny, znajdującym się w zakładce Audyty.