Pomimo bezpośredniego stosowania rozporządzenia RODO ustawodawca postanowił częściowo doprecyzować polskie regulacje z zakresu ochrony danych osobowych oraz uregulować procedury postępowania na drodze administracyjnej i cywilnej, związane z roszczeniami i rozstrzygnięciami wynikającymi z RODO. Jednocześnie zmiany wywołane wejściem w życie RODO dotknęły również przepisów z zakresu prawa pracy. Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych zmieniła bowiem również Kodeks pracy.

Zmiany prawno-pracownicze mają jednak o wiele mniejszy wymiar, niż początkowo planowano. W projektach ustaw wprowadzających RODO znajdowały się bowiem przepisy, które miały zmienić m.in. katalogi danych, które pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy oraz od pracownika. Uregulowane miały być również kwestie związane z przetwarzaniem danych biometrycznych pracowników.

Na tym etapie ustawodawca zdecydował się wprowadzić jedynie dwa nowe artykuły – art. 22² oraz art. 22³ k.p. Wskazane przepisy regulują kwestię możliwości zastosowania monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej, a także innych form monitoringu przez pracodawcę. Do tej pory brak było regulacji prawnej w tym zakresie. Pewne wytyczne niewątpliwie jednak wypracowała judykatura. Wpływ dotychczasowych orzeczeń w tym zakresie znalazł również swoje odzwierciedlenie w nowych przepisach Kodeksu pracy.

Monitoring wizyjny

Możliwość nagrywania pracowników i zakładu pracy za pośrednictwem kamer przemysłowych wystąpi wtedy, kiedy będzie to niezbędne do realizacji celu określonego ustawą. Za taki cel należy uznać zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia, kontrolę produkcji lub zachowanie tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kamery CCTV mogą być zamontowane zarówno na terenie zakładu pracy, jak i wokół niego. Są jednak pewne miejsca, w których obraz nie powinien być rejestrowany. Będą to pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Uzasadnienie dla wyłączenia tych miejsc spod monitoringu wydaje się oczywiste. Kamery w szatniach, gdzie przebierają się pracownicy, naruszałyby ich godność, a w pomieszczeniach związków zawodowych – wolność związkową.

Jednakże w szczególnie uzasadnionych przypadkach, tj. w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla realizacji celu monitoringu, kamery będą mogły być zainstalowane również w takich pomieszczeniach. Wydaje się, że takim przypadkiem mogłyby być np. powtarzające się kradzieże w szatni czy występowanie różnego rodzaju form przemocy fizycznej na terenie zakładu pracy. W takim jednak przypadku pracodawca będzie musiał niewątpliwie być gotowy na wskazanie odpowiedniego uzasadnienia dla nagrywania w tych pomieszczeniach w przypadku ewentualnej kontroli. Warto też, aby takie uzasadnienie znalazło swój wyraz w regulacjach wprowadzających monitorowanie.

Drugim warunkiem, od którego zależy możliwość wprowadzenia monitoringu we wskazanych miejscach, jest nienaruszenie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Ustawodawca wskazuje przykładowo, że wymóg ten może być spełniony, jeżeli pracodawca zastosuje techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w pomieszczeniach osób. Oba warunki – gdy jest to niezbędne dla realizacji celu monitoringu oraz nie naruszy dóbr osobistych czy wolności związkowych – powinny być spełnione łącznie.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO dane osobowe mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jest to jedna z podstawowych zasad wynikających z RODO, tj. zasada ograniczenia przechowywania. W zgodzie z tą zasadą również polski ustawodawca zastrzega, że nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko w celu, dla którego zostały zebrane, oraz przez z góry określony czas. Zgodnie z dyspozycją art. 22² § 3 k.p. obrazy nie powinny być przechowywane dłużej niż przez 3 miesiące od dnia ich nagrania.

Wyjątek będzie stanowić sytuacja, w której nagrania te mogą posłużyć jako dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub wtedy, kiedy pracodawca jedynie powziął wiadomość, że mogą one stanowić taki dowód. (Czyli nie zostały jeszcze zawnioskowane jako dowód, ale mogą się nim stać np. po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego). Wydaje się, że przez postępowanie prowadzone na podstawie prawa należy rozumieć zarówno postępowanie przed sądami powszechnymi, jak i przed organami i sądami administracyjnymi. W takiej sytuacji termin przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, w którym nagranie takie jest dowodem lub w którym może być dowodem.

Po upływie 3 miesięcy od dnia nagrania lub po prawomocnym zakończeniu postępowania prowadzonego na podstawie prawa nagrania powinny być zniszczone. Ustawodawca dopuszcza jednak wyjątki od tej zasady, które mogą być uregulowane w drodze przepisów szczególnych. Warto przy tym również zauważyć, że zniszczeniu podlegają wyłącznie nagrania obrazu, które będą zawierać dane osobowe. W praktyce jednak trudno wymagać, aby oddzielać części nagrania zawierające dane osobowe od pozostałych. Można się zatem spodziewać, że wszystkie nagrania starsze niż 3 miesiące będą kasowane, o ile kamera nie jest skierowana na takie miejsce, w którym nie ma możliwości zarejestrowania wizerunku osób.

Jednocześnie uregulowano także procedurę wprowadzenia monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 22² § 6 k.p. kwestie takie jak cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem ani też nie jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy – w obwieszczeniu pracodawcy.

W regulacji wewnątrzzakładowej powinny więc znaleźć się takie informacje jak:

• zakres monitorowanych pomieszczeń,
• cel, w jakim jest prowadzony monitoring,
• które pomieszczenia są wyłączone od nagrywania,
• kto może mieć dostęp do nagrań,
• to, czy nagrywanie jest prowadzone w sposób ciągły, czy wyłącznie w określonym przedziale czasowym.

Jeżeli monitoring będzie prowadzony w pomieszczeniach wyłączonych ustawowo, w regulacji powinno się znaleźć także uzasadnienie takiego rozwiązania. Dodatkowo niezbędne jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u pracodawcy, i to nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinny być przekazane każdemu pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) pracodawca powinien mieć potwierdzenie przekazania tej informacji konkretnemu pracownikowi, np. w jego aktach osobowych, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi rozpoczęcia zatrudnienia.

Kolejnym wymogiem wprowadzenia monitoringu jest wyraźne oznaczenie miejsc, w których zostały zamontowane kamery. Pomieszczenie i teren monitorowany powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków (piktogramów) lub ogłoszeń dźwiękowych. Oznaczenia te powinny pojawić się nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. W praktyce w wielu zakładach pracy takie oznaczenia już były stosowane.

Powyższe regulacje rodzą jednak pewien problem. Chodzi mianowicie o to, co zrobić i jak zalegalizować monitoring wizyjny, który był stosowany w zakładzie pracy jeszcze przed wejściem w życie RODO oraz nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Niewątpliwie, jeżeli do tej pory nie było regulacji dotyczących stosowania kamer przemysłowych w zakładowych źródłach prawa pracy, to trzeba niezwłocznie rozpocząć czynności zmierzające do zmiany tego stanu rzeczy. Jeżeli zaś takie regulacje były, trzeba dokonać ich przeglądu pod kątem nowych przepisów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku umieszczenia informacji w monitorowanych pomieszczeniach czy poinformowania pracowników na piśmie o monitorowaniu.

Uwagę zwraca jednak to, że brak było jakichkolwiek przepisów przejściowych, które pozwoliłyby pracodawcom na przygotowanie się do nowych regulacji. Dodatkowo jeżeli spełnianie nowych wymogów w zakresie monitoringu niezbędne było już od 25 maja 2018 r., to sytuacja jest tym bardziej trudna, gdyż od publikacji nowej ustawy o ochronie danych osobowych do jej wejścia w życie minęło jedynie kilkanaście godzin. Natomiast zmiana układu zbiorowego pracy czy regulaminu pracy wymaga nierzadko długotrwałego, wielomiesięcznego procesu rokowań czy negocjacji.

Bierze to pod uwagę Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), który w swoim komunikacie z 15 czerwca 2018 r. wskazuje, że „obecne systemy monitorowania powinny zostać poddane aktualizacji i dostosowane do wymogów określonych nowymi przepisami do końca września 2018 r. Prezes UODO przygotował również informator w zakresie stosowania monitoringu – Wskazówki dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego”¹. Powołał on także specjalną grupę roboczą, która ma się zająć wyłącznie tematem monitoringu oraz modyfikacji informatora przygotowanego przez Prezesa UODO. Zgodnie z informacją przekazaną 19 lipca 2018 r. informator niewątpliwie zostanie uzupełniony o nowe kwestie².

Swoje stanowisko w tym zakresie zajęło również Ministerstwo Cyfryzacji. Dyrektor Zarządzania Danymi Ministerstwa Cyfryzacji – dr Maciej Kawecki – uspokajał, że wejście w życie RODO nie spowodowało automatycznie, że monitoring wizyjny stał się z dniem 25 maja 2018 r. nielegalny³. Podkreślił również, jak istotne jest prowadzenie nagrywania obrazu w określonym celu, wskazując na zapewnienie bezpieczeństwa osób czy mienia, jak również zabezpieczenie tajemnic prawnie chronionych. Przypomniał również o konieczności dostosowania procedur w zakładzie pracy do nowych przepisów.

Powyższe wskazuje, że czynności mające na celu zalegalizowanie monitoringu powinny być zrealizowane nie później niż do końca września 2018 r. Może kwestia ta nie została uregulowana w przepisach przejściowych, natomiast Prezes UODO oraz Ministerstwo Cyfryzacji niewątpliwie dają znak przedsiębiorcom, że dadzą im czas na przygotowanie się do nowych przepisów.

Monitoring poczty elektronicznej

Oprócz monitoringu wizyjnego ustawodawca zdecydował się również na uregulowanie kwestii stosowania monitoringu poczty elektronicznej. Do tej pory wgląd pracodawcy do służbowej skrzynki pocztowej pracowników również był stosowany na podstawie dotychczas wypracowanych reguł i zasad. Nie było jednak żadnych konkretnych regulacji prawnych w tym zakresie.

Również w tym przypadku pojawiło się już bardzo dużo orzeczeń zarówno sądów krajowych, jak i europejskich. Najistotniejszym z nich był wyrok wydany przez Wielką Izbę Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (ETPC) w sprawie Bogdana Barbulescu przeciwko Rumunii. Jego umowa o pracę została rozwiązana w trybie dyscyplinarnym z uwagi na korzystanie ze służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych. Służbowa skrzynka pocztowa służyła mu bowiem do wymiany bardzo osobistych wiadomości ze swoją narzeczoną oraz bratem.

Pracownikom zakładu pracy, w którym pracował Barbulescu, została udzielona informacja, że korzystanie ze służbowej poczty do celów osobistych jest zakazane. Pomimo tego ETPC orzekł, że doszło do naruszenia prawa do prywatności pracownika. Pracodawca nie poinformował bowiem swojej załogi, że ich maile mogą być przez niego monitorowane. Zapoznanie się więc z mailami było bezprawne, a pracodawca naruszył prywatność Barbulescu. ETPC wskazał również, że monitorowanie nawet służbowej korespondencji powinno mieć uzasadnienie, np. w przypadku, gdy działalność pracownika stwarza dla pracodawcy ryzyko naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

W podobnym duchu został sformułowany także nowy przepis art. 22³ k.p. Kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika może być bowiem wprowadzona, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Można zatem uznać, że cel ten będzie się odnosić do większości przypadków, w których pracownicy korzystają ze służbowych skrzynek pocztowych. Jest tutaj bowiem mowa o kontroli czasu pracy oraz o kontroli korzystania z powierzonego pracownikowi sprzętu.

Dodatkowo monitoring ten nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Warto zatem, żeby w regulacji dotyczącej monitorowania poczty elektronicznej znalazły się zapisy bądź to o zakazie korzystania z niej do celów prywatnych, bądź też wymóg wyraźnego oznaczenia (chociażby w tytule) osobistego charakteru wiadomości.

Podobnie jak w przypadku monitoringu wizyjnego, również tutaj cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy. Warto więc łącznie wprowadzić zmiany w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy odnoszące się zarówno do monitoringu wizyjnego, jak i do monitoringu poczty elektronicznej czy też do innych form monitorowania.

Również w tym przypadku należy poinformować pracowników o stosowaniu kontroli ich służbowej poczty elektronicznej co najmniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej kontrolowania. W przypadku przyjęcia nowego pracownika do pracy niezbędne będzie poinformowanie go na piśmie o możliwości przeglądania jego służbowej poczty mailowej.

Ponadto do monitorowania poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio także art. 22² § 9 k.p., czyli nakaz oznaczenia monitorowanego terenu i pomieszczeń w sposób widoczny i czytelny. Trudno jednak wyobrazić sobie takie oznaczenie w przypadku kontroli służbowej skrzynki pocztowej. W tym przypadku wydaje się, że można uznać, iż odpowiednie stosowanie tego przepisu będzie polegać na braku jego stosowania.

Jeżeli w zakładzie pracy przed 25 maja 2018 r. była stosowana taka forma kontroli, niezbędne będzie jej zalegalizowanie w zgodzie z nowymi przepisami. Trzeba więc podjąć rokowania lub negocjacje w celu zmiany układu zbiorowego pracy lub zawarcia porozumienia zmieniającego regulamin pracy. U pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani też nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, należy przygotować obwieszczenie i zapoznać z nim pracowników. Dodatkowo niezbędne jest przekazanie informacji o stosowanym monitoringu poczty elektronicznej w sposób przyjęty u danego pracodawcy oraz przekazanie informacji o celach, zakresie i sposobach zastosowania monitoringu poczty elektronicznej na piśmie.

Inne formy monitorowania

Ustawodawca w art. 22³ § 4 k.p. dopuszcza również możliwość prowadzenia innych form monitoringu niż nagrania obrazu czy kontrola służbowych skrzynek elektronicznych. Przykładowo można tu wskazać na monitorowanie służbowych telefonów komórkowych, łącza internetowego czy służbowego laptopa.

Taki monitoring również musi być przeprowadzony w odpowiednim celu, tj. dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

W przypadku wprowadzenia takiej formy kontroli zastosowanie znajdą te same przepisy, które odnoszą się do monitorowania poczty elektronicznej. Ponownie mamy więc do czynienia z obowiązkiem wprowadzenia odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych, poinformowania pracowników przed rozpoczęciem kontroli oraz pisemnego poinformowania przed dopuszczeniem do pracy.

[nbsp]

Agata Kicińska

radca prawny, Kancelaria Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp. p., specjalista z zakresu prawa pracy, autorka bloga www.prawodlapracodawcy.pl