Wstęp
Spis treści
Higma Service Sp. z o.o. jest profesjonalnym dostawcą produktów branży czystości. To, co nadaje jej działalności charakterystyczne cechy, to dążenie do zadowolenia i satysfakcji partnerów oraz wyprzedzanie ich oczekiwań. Koncentracja na dokonywaniu transakcji tylko i wyłącznie z innymi podmiotami gospodarczymi i instytucjami spowodowała, że spółka prężnie rozwija się na rynku B2B. Z kolei wdrożony w firmie system jest dziś rozwiązaniem, które przynosi jej ogromne korzyści.
Inwestycja w branżę higieniczną
Przedsiębiorstwo rozpoczęło swoją działalność w 1998r. jako jednoosobowa firma o nazwie „Pośrednictwo Handlowe”, która zajmowała się świadczeniem usług marketingowych w konsumenckim segmencie branży higienicznej i opatrunkowej. Na rynku tym istniała pewna luka w zakresie przeprowadzania całego procesu sprzedaży w siedzibie klienta. Widząc to, właściciel firmy postawił sobie za cel budowę przedsiębiorstwa, które wypełni te braki i spełni potrzeby rynkowe. Wszystko to stało się to impulsem do uruchomienia działalności – rozwijania jej zespołu, a wkrótce po tym zmiany nazwy na Higma ServiceOtwiera się w nowej karcie. Jeszcze w tym samym roku, nawiązano współpracę z koncernem SCA Hygiene Products Sp. z o.o., która trwa do dziś. Po kilku latach prężnej pracy, firmie udało się rozszerzyć działalność na całe województwo opolskie, by następnie objąć swoim zakresem usług pozostałe rejony kraju. Na przestrzeni 13 lat, z jednoosobowego przedsiębiorstwa zrodziła się organizacja, która dziś składa się z 40 pracowników i kilkunastu współpracujących podmiotów zaangażowanych w obsługę ponad 2000 podmiotów gospodarczych w zakresie obsługi dostawy produktów związanych z utrzymaniem czystości i higieny.
Aktualnie firma zajmuje się sprzedażą i dystrybucją produktów branży higienicznej, chemicznej, maszyn, urządzeń, drobnego sprzętu do utrzymania czystości i branż pokrewnych. Przede wszystkim odpowiada za dystrybucję produktów dwóch międzynarodowych koncernów: SCA Hygiene Products oraz Diversey, a także producentów takich jak: Vermop Salmon, 3M, Techem, Stockhausen, Starmix. Swoim klientom dostarcza produkty, które służą utrzymaniu czystości i higieny m.in. w przemyśle gastronomicznym, spożywczym czy hotelarskim.
System B2B – potrzeba wdrożenia, wybór, funkcjonalności
Starając się odnaleźć nowe możliwości rozwoju, uwagę firmy przyciągnęli potencjalni klienci, którzy swoją działalność prowadzą na terenie całego kraju, np. instytucje finansowe i sieci gastronomiczne. Prowadząc negocjacje, określone zostały problemy w zakresie obsługi poszczególnych placówek – wysokie koszty związane z wizytami przedstawicieli handlowych, dobór asortymentu, dostawa produktów. Rozwiązanie, które miało obniżyć koszty wiązało się z budową modelu biznesowego polegającego na automatyzacji przepływu informacji pomiędzy placówkami klienta a Higma Service. W pierwszym etapie wykorzystując darmowe aplikacje e-commerce zbudowano prototyp, który z punktu widzenia klienta automatyzował część procesów. Niestety całość obsługi realizowana po stronie Higma Service generowała wysokie koszty i wymagała niewspółmiernych nakładów pracy do uzyskiwanych korzyści. Realizując pierwszy kontrakt z wykorzystaniem „prototypu” obecnie używanego systemu zaczęto planować docelowe rozwiązanie, któro pozwoliłoby w rzeczywisty sposób zautomatyzować procesy biznesowe – opowiada pan Maciej Jaeschke, Prezes Zarządu Higma Service.
Opierając się na szczegółowych analizach potrzeb i możliwości optymalizacji, powstał szkic oczekiwanego systemu i jego funkcjonalności. Kolejny krok wiązał się z przeglądem dostawców oprogramowania pudełkowego i jego wykorzystania przy tworzeniu zaprojektowanego systemu oraz rozmowami prowadzonymi z firmami zajmującymi się tworzeniem oprogramowania tzw. dedykowanego. Efektem końcowym takich badań była decyzja o połączeniu dobrego systemu magazynowo – księgowego dostępnego na rynku z aplikacją dedykowaną, która uwzględni wszystkie specyficzne potrzeby systemu. Powołany został zespół projektowy, który konsultował swoje działania zarówno z potencjalnymi klientami, jak i z innymi działami firmy. Jedyną trudnością napotkaną w trakcie dobierania systemu był wybór wykonawcy systemu i określenie parametrów, które pozwalały dokonać wyboru kierując się nie tylko ceną, ale również jakością i warunkami współpracy.
Z kolei w procesie wdrażania wykorzystane zostały siły wewnętrzne firmy (wewnętrzny lider projektu), które otrzymywały wsparcie od dostawców oprogramowania. Jednak zarówno w tej fazie, jak i podczas planowania, nie uwzględniono odpowiedniej ilości czasu na weryfikację i sprawdzenie poprawności działania wszystkich funkcjonalności. Wyznaczono dzień „X” jako start systemu i przed tym terminem testowany był system na wirtualnych danych i założeniach. Po uruchomieniu i przystąpieniu do rzeczywistych prac zidentyfikowano obszary wymagające weryfikacji, których nie dało się sprawdzić w fazie testów - tłumaczy pan Maciej Jaeschke.
Uruchomiony w przedsiębiorstwie system umożliwia tworzenie indywidualnych rozwiązań dla poszczególnych klientów, które odpowiadają ich specyficznym potrzebom oraz procesom obsługi dostaw produktów. Dzięki automatyzacji, niepotrzebna jest ciągła weryfikacja dokonywanych czynności. Ograniczono również pracę administracyjną i wyeliminowano błędy, które pojawiały się podczas tradycyjnej obsługi zamówień. Usprawnieniu uległy także procesy biznesowe od etapu oferowania produktów, poprzez składanie zamówień do wygenerowania dokumentów. Wszystko to pozwoliło spółce na zmianę charakteru wykonywanej pracy oraz podniesienie jakości oferowanych usług.
Innowacyjność systemu – standardy, specyfikacje, automatyzacja, rozwój
Wszystkie funkcje, które dostarcza system, stanowią katalog czynności, tj. przyjęcie zamówienia, wystawienie dokumentów handlowych i dostawa towaru. Jego innowacyjność związana jest z możliwością dostosowania funkcjonalności do specyficznych potrzeb klientów i indywidualnych struktur organizacyjnych. Przykładem funkcji stworzonej celowo na potrzeby Higma Service są limity przyznawane dla placówek. Klient określa wartość swojego budżetu ustalonego w cyklach miesięcznych, kwartalnych, rocznych. Zadaniem systemu jest kontrola wykorzystania budżetu. Przy osiągnięciu danego poziomu, może on wstrzymywać zamówienia i przekazywać je do dodatkowej autoryzacji przez uprawnionego pracownika klienta. Funkcja ta jest automatyczna i wyklucza popełnienie błędu przez pracownika, który przyjmuje zamówienie do realizacji. Inną niestandardową funkcją są zasady komunikacji również parametryzowane w systemie, po skonfigurowaniu których o specyficznych czynnościach i zleceniach informowane są osoby zainteresowane. Po konfiguracji systemu, automatycznie przekazuje on informacje o zdarzeniach.
Wśród zautomatyzowanych działań znajduje się m.in. dostęp do zawsze aktualnych opisów i informacji o produktach oraz możliwość pobrania aktualnych kart charakterystyki i instrukcji obsługi produktów. Klienci mogą samodzielnie pobierać i drukować elektroniczne wersje planów higieny. Dodatkowo, automatyzacji uległ proces dokonywania zamówień - od wyboru produktów do określenia zapotrzebowania, miejsca i warunków dostawy. Jak mówi pan Maciej Jaeschke - Po wykonaniu czynności przez operatora klienta cały proces sprzedażowy do momentu kompletacji dostawy jest w pełni automatyczny. Klienci mają dostęp w czasie rzeczywistym do historii zamówień, analiz i raportów sprzedaży mogą dokonywać zgłoszeń serwisowych, szkoleniowych, reklamacyjnych. Wszelkie zestawienia i raporty po sparametryzowaniu w systemie dokonywane są automatycznie.
Zdaniem prezesa zarządu Higma Service, wdrożenie tak rozbudowanego systemu bez wsparcia środków unijnych nie byłoby możliwe. To unikalne rozwiązanie, jakim jest system, pozwoliło na pozyskanie całkiem nowych klientów i wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań w zakresie ich obsługi. System jest cały czas ulepszany i modyfikowany pod względem zmieniających się potrzeb i oczekiwań klientów. Najbliższe plany związane z jego rozwojem to stworzenie nowych modułów systemu automatyzujących przepływ informacji i zdarzeń biznesowych między Higma Service a każdym z jej pracowników i klientów. Przygotowywana jest także integracja z dostawcami i automatyzacja procesów również w zakresie przepływu informacji i zdarzeń.