Rozwój oferty klastrów dla firm - nabór dla koordynatorów Ponadregionalnych Klastrów Wzrostowych

Na etapie oceny wniosków o dofinansowanie nie należy dokumentować tych kwestii poprzez załączanie do wniosku jakichkolwiek dokumentów. Wymagane informacje należy zamieścić w treści wniosku o dofinansowanie. Uzasadnienie takie nie polega jednak na złożeniu prostego oświadczenia. Wnioskodawca musi przedstawić argumenty potwierdzające zasadność udziału w targach na terenie Polski. Wydaje się, że właściwe może być przedstawienie posiadanych informacji historycznych, które potwierdzałyby, że na wcześniejszych edycjach tych targów nawiązywane były kontakty handlowe skutkujące kontraktami dotyczącymi sprzedaży produktów krajowych na rynkach zagranicznych. Dane publikowane na oficjalnych stronach międzynarodowych targów na terenie Polski potwierdzają zwykle wyłącznie obecność wystawców zagranicznych poszukujących możliwości sprzedaży swoich produktów odbiorcom z Polski. Elementem uzasadnienia może być również szczegółowy plan działań, który przykładowo może obejmować usługi doradcze przygotowujące uczestników targów do nawiązywania kontaktów z potencjalnymi kontrahentami zagranicznymi, którzy będą uczestnikami danej imprezy targowej.

Zapis odnosi się do pomocy de minimis, jaką może uzyskać koordynator klastra na koszty własne. Koszty własne koordynatora dotyczące internacjonalizacji co do zasady są finansowane z pomocy publicznej na koszty operacyjne. Jednak w sytuacji, gdy wybrane koszty muszą być poniesione przed dniem lub w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, to takie koszty nie mogą być objęte pomocą publiczną (art. 27 ust. 7 rozp. 651/204) lecz mogą być dofinansowane na zasadach de minimis.

Intensywność pomocy w ramach pomocy de minimis nie może przekroczyć 70% kosztów, bez względu na to czy mówimy o pomocy dla koordynatora, czy pomocy udzielanej przez koordynatora członkom klastra w związku z usługami z zakresu internacjonalizacji. Koszty wspólnego stoiska klastra dotyczą działalności operacyjnej klastra: marketingu klastra w celu zwiększenia udziału nowych przedsiębiorstw lub organizacji oraz zwiększenia rozpoznawalności klastra.

Potwierdzamy, że projekty podlegające dofinansowaniu muszą spełniać obligatoryjnie cele wskazane w pytaniu w punktach 1 i 3, natomiast realizacja działań z zakresu internacjonalizacji, jest nieobowiązkowa.

Ta interpretacja nie jest właściwa. Cytat odnosi się wyłącznie do sekcji wniosku „Usługi rozwijane w ramach projektu”. Natomiast każda usługa nabywana/realizowana w trakcie realizacji projektu powinna być usługą dostępną, jeśli ma swoich bezpośrednich odbiorców. Np. obowiązkowe doradztwo i szkolenia, towarzyszące internacjonalizacji oferty klastra. Organizując stoisko klastra należy zadbać o to, aby dostęp do stoiska był możliwy dla osób z niepełnosprawnościami, ect.

Ponadto w opisie kryterium „Projekt spełnia zasadę zrównoważonego rozwoju” czytamy: „5) Spełnienie zasady zrównoważonego rozwoju odnosi się do całego projektu.”

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w podrozdziale 3.12. Koszty pośrednie wskazują, że kosztami kwalifikowalnymi są w szczególności: „koszty koordynatora projektu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń”. Zgodnie z ww. Wytycznymi, niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną rozliczone w ramach kosztów bezpośrednich. Do personelu projektu, którego koszt zaangażowania rozliczany jest w ramach kosztów pośrednich projektu, nie ma zastosowania podrozdział 3.8 Personel projektu, z wyjątkiem pkt 13.

Oznacza to, że jeśli dana osoba pełni zarówno role podlegające dofinansowaniu w ramach kosztów pośrednich jak i kosztów bezpośrednich, to koszty odnoszące się do tej osoby (jej wynagrodzenie, szkolenia, podróże służbowe) mogą być finansowane wyłącznie w ramach kosztów pośrednich.

Wkład własny członków klastra, przeznaczony celowo na sfinansowanie kosztów projektu (zwłaszcza wkład własny uczestników usług z zakresu internacjonalizacji), należy wykazać w pozycji „Inne, jakie” z określeniem „wkład członków klastra” lub równoważnym. W przypadku środków pozyskanych ze składek członkowskich, które nie mają związku z bezpośrednim wkładem własnym na pokrycie kosztów projektu, należy je wykazać w pozycji „środki własne”.

Jest to wspólne stoisko, które promuje ofertę klastra. Stoisko jest finansowane w związku z prowadzeniem przez koordynatora klastra działalności operacyjnej klastra w zakresie „marketingu klastra w celu zwiększenia udziału nowych przedsiębiorstw lub organizacji oraz zwiększenia rozpoznawalności klastra”. Jest to więc w całości koszt koordynatora klastra i stoisko musi realizować ten cel operacyjny. Członkowie klastra wystawiają swoje produkty na stoisku klastra promując równolegle siebie samych i klaster jako całość. Co do zasady proponujemy przyjąć, że wymagać to będzie obecności przedstawiciela (pracownika koordynatora) klastra na targach, jednak w uzasadnionych sytuacjach wnioskodawca może zaproponować odmienny sposób reprezentacji klastra (jako całości) na targach.

Zgodnie z art. 27 ust. 3 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 „Dostęp do pomieszczeń, zaplecza oraz działań klastra jest udzielany szeregowi użytkowników na przejrzystych i niedyskryminacyjnych zasadach.” Wymóg publikacji wyników ankiety jest jednym z przejawów realizacji tej zasady, w której członkowie klastra mogą zweryfikować, że działania koordynatora są przejrzyste i nie dyskryminują żadnego z potencjalnych uczestników tych działań, np. wyniki ankiety nie faworyzują małej grupy podmiotów, kosztem pozostałych członków klastra. Dokument podlega również weryfikacji przez PARP (np. w związku z oceną kryterium nr 2 Kwalifikowalność projektu), wraz ze sprawdzeniem, czy publikacja, stosownie do swojej formy, spełnia warunki dostępności dla osób z niepełnosprawnością wzrokową lub słuchową. Wymogi odnośnie do prezentacji wyników ankiety, wskazane w załączniku nr 7 do Regulaminu wyboru projektów, w opinii PARP nie zawierają wymogów prezentacji informacji, które można by zidentyfikować jako prawem chroniona tajemnica przedsiębiorstwa. Informacje można prezentować w sposób syntetyczny, zagregowany, tj. bez wskazywania nazw poszczególnych uczestników ankiety wraz z podanymi przez nich odpowiedziami szczegółowymi. Fakt wyboru jakiegoś kierunku misji handlowych czy udziału w określonych targach, bez wskazywania podmiotów, które będą brały udział w tych wydarzeniach (ankieta nie służy do docelowej rekrutacji) nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa koordynatora lub członków klastra. Koordynator świadczy te usługi dla swoich członków i są one objęte dofinansowaniem, zatem jego usługi nie konkurują na rynku usług z zakresu internacjonalizacji. Jednakże jeśli w jakimś szczególnym przypadku wnioskodawca planuje w ramach usług z zakresu internacjonalizacji posłużyć się autorskimi rozwiązaniami, które nie powinny być ujawniane w związku z tajemnicą przedsiębiorstwa lub wnioskodawca identyfikuje w ramach ankiety określone dane/informacje które mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa, to załącznik nr 7 do RWP określa co następuje: „Koordynator klastra ma prawo ograniczyć dostęp do publikacji podsumowania wyników ankiety ze względu na uzasadnioną ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. W każdym wypadku dostęp do publikacji powinien być zagwarantowany członkom klastra i osobom dokonujących uprawnionej kontroli dokumentu w związku jego wykorzystaniem do celów pozyskania dotacji z Działania FENG.02.17.”

Koszt wskazany w Przewodniku kwalifikowalności wydatków w pkt. 5.3 ppkt. 1 lit. b) dotyczy wydatków osobowych: udziału przedstawicieli członka klastra w targach, w szczególności w ramach obsługi wspólnego stoiska wystawowego klastra podczas udziału w imprezie targowo-wystawienniczej. Koszt rezerwacji powierzchni wystawienniczej pod wspólne stoisko targowe klastra został wskazany jako koszt koordynatora klastra w punkcie 3.4.3 Usługi zewnętrzne lit. h).

Zasadniczo koszty pośrednie można naliczyć w wartości do 7% sumy wszystkich bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych. Różnice dotyczą tego, jaką pomocą objęte są poszczególne części kosztów pośrednich i z tego wynika również maksymalny poziom dofinansowania. W przypadku, gdy koszty pośrednie są liczone od kosztów objętych pomocą operacyjną dla klastra (art. 27 ust. 7 rozp. 651/2014) to koszty pośrednie objęte są tym samym rodzajem pomocy i są dofinansowywane na poziomie do 50%. Jeśli obliczamy 7% kosztów pośrednich od kosztów bezpośrednich objętych pomocą niestanowiącą pomocy publicznej, to koszty pośrednie również objęte są pomocą niestanowiącą pomocy publicznej i dofinansowane na poziomie do 70%. Obliczając 7% kosztów pośrednich od pozostałych kosztów bezpośrednich projektu, należy przyjąć, że będą to koszt objęte pomocą de minimis i dofinansowane na poziomie do 70%.

Przykład

1. Koszty operacyjne: 1 000 000 PLN (z czego 250 000 PLN to koszty własne koordynatora związane z internacjonalizacją)
2. Koszty inwestycyjne – pomoc publiczna: 600 000 PLN
3. Koszty inwestycyjne – pomoc de minimis: 800 000 PLN
4. Koszty internacjonalizacji objęte pomocą niestanowiącą pomocy publicznej: 2 000 000 PLN
5. Pozostałe koszty bezpośrednie – objęte pomocą de minimis: 100 000 PLN

Koszty pośrednie dotyczące pomocy operacyjnej (na podstawie art. 27 ust. 7 rozp. 651/2014) wyniosą 7% z wartości w pozycji (1) czyli 70 000 PLN, a ich dofinansowanie - do 35 000 PLN.

Koszty pośrednie dotyczące pomocy na internacjonalizację niestanowiącej pomocy publicznej, wyniosą 7% z wartości w pozycji (4) czyli 140 000 PLN, a ich dofinansowanie - do 98 000 PLN

Koszty pośrednie objęte pomocą de minimis wyniosą 7% sumy kosztów z pozycji (2), (3) i (5) czyli 105 000 PLN, a ich dofinansowanie – do 73 500 PLN.

We wniosku należy wprowadzić wartość kosztów pośrednich wynoszącą 315 000 PLN i wnioskowane dofinansowanie – do 206 500 PLN (65,56%).

Projekt ma 4 500 000 PLN kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich oraz 315 000 PLN kwalifikowalnych kosztów pośrednich. Suma kosztów kwalifikowalnych to 4 815 000 PLN. Przy okazji, jak można sprawdzić, spełniony jest limit maksymalnego udziału kosztów kwalifikowalnych projektu dotyczących internacjonalizacji wynoszącego 50% sumy kosztów kwalifikowalnych projektu.

Działania w zakresu internacjonalizacji muszą obligatoryjnie obejmować dedykowany komponent (element) doradczy lub szkoleniowy w obszarze podnoszenia kompetencji w zakresie innowacyjności i przedsiębiorczości. Działania doradcze lub szkoleniowe, o których mowa, powinny mieć związek z wyświadczanymi usługami z zakresu internacjonalizacji. W odniesieniu do każdego wydatku przedstawianego do dofinansowania, w tym wydatków ponoszonych w związku z omawianymi działaniami doradczymi lub szkoleniowymi, wymagane jest, aby były one uzasadnione w sposób spójny logicznie, a zatem, aby potencjalnie podnosiły oczekiwaną skuteczność usług internacjonalizacji, których komponent stanowią. Działania powinny mieć charakter działań przygotowawczych, a zatem poprzedzać udział w danym wydarzeniu (misji, targach).

Zasadniczo wycena powinna opierać się o oferty, cenniki i inne dające się udokumentować źródła wyceny rynkowej. W odniesieniu do kosztów wynagrodzeń osób planowanych do zatrudnienia, wycena może bazować na aktualnych raportach płacowych, danych z serwisów rekrutacyjnych itp., a także odnosić się do regulaminu wynagrodzeń wnioskodawcy. W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, które stanowić będą personel projektu (finansowany w ramach kosztów bezpośrednich), wycena kosztu może bazować na średnim koszcie zatrudnienia danej osoby w okresie ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie, regulaminie wynagrodzeń wnioskodawcy, itp.

W przypadku, gdy dla określonych składowych kosztów w zakresie internacjonalizacji nie ma możliwości ich wyceny poprzez zebranie aktualnych ofert, cenników itp., lub taka wycena poprzez zebranie aktualnych ofert/cenników itp. nie będzie zasadna z punktu widzenia precyzyjnego oszacowania kosztu, wówczas możliwe jest przedstawienie innych wiarygodnych źródeł wyceny (np. dane historyczne z wcześniejszych edycji tej samej imprezy targowej skorygowane o wskaźnik inflacji).

Zatem dotychczasowe doświadczenie koordynatora może mieć jedynie ograniczone zastosowanie do wyceny kosztów.

Koordynator klastra, będący beneficjentem, udziela członkom klastra pomocy de minimis, na podstawie umowy zawartej na piśmie, w której zostaną określone co najmniej:

• zakres usług, które zostaną zrealizowane wraz z terminami ich realizacji;
• koszt usługi;
• wartość pomocy de minimis udzielanej członkowi klastra oraz warunki jej udzielania;
• dane osób zaangażowanych w realizację usług wraz z ich kwalifikacjami oraz pełnionymi rolami;
• oznaczenie rodzajów działalności gospodarczych wykluczonych z możliwości uzyskania pomocy przez członka klastra;
• dokumentacja potwierdzająca wywiązanie się stron z postanowień umowy (w szczególności protokoły odbioru prac);
• zobowiązanie stron do zachowania poufności;
• zasady dotyczące ochrony danych osobowych (jeśli dotyczy);
• zobowiązanie członka klastra do współpracy w zakresie działań monitoringowych i kontrolnych przeprowadzanych przez Beneficjenta, Instytucję oraz inne uprawnione podmioty;
• zobowiązanie członka klastra do współpracy z Beneficjentem, Instytucją oraz innymi uprawnionymi podmiotami dokonującymi ewaluacji projektu;
• warunki rozwiązania umowy;
• Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis;
• dane osób odpowiedzialnych za bieżące kontakty pomiędzy Beneficjentem i członkiem klastra;
• oświadczenie o korzystaniu z pomocy de minimis w ramach Projektu dla danego rodzaju usługi i dla danego rodzaju przedsięwzięcia tylko raz i tylko od jednego Beneficjenta;
• oświadczenie o niekorzystaniu z usług Beneficjenta w ramach działalności wykluczonych z możliwości udzielania pomocy de minimis wskazanych w rozporządzeniu PARP-FENG.

Wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek w ramach naboru.

Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków (Załącznik nr 1 do Regulaminu wyboru projektów) katalog kosztów pośrednich jest zgodny z listą opublikowaną w Podrozdziale 3.12. Koszty pośrednie, punkt 2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. We wskazanym punkcie Wytycznych czytamy w szczególności:

„Katalog kosztów pośrednich projektu EFRR/FS/FST definiuje właściwa IZ. Katalog ten obejmuje w szczególności:

• koszty koordynatora projektu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń,
• koszty zarządu (wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownika jednostki),
• koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna, w tym dotycząca zamówień) na potrzeby funkcjonowania jednostki,
• koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu),…”

Jednocześnie zgodnie z Wytycznymi i Przewodnikiem, należy przestrzegać zasady, iż personel, którego wynagrodzenia są finansowane w ramach kosztów pośrednich nie może być jednocześnie finansowany w ramach kosztów bezpośrednich.

Międzynarodowe partnerstwo powinno być udokumentowane np. porozumieniem/umową z innym klastrem z zagranicy. Dokumentacja naboru nie stawia warunku, aby były to jakieś specyficzne klastry rekomendowane przez KE lub inną organizację. Zwykle tego typu aktywności dotyczą uczestnictwa w partnerstwach zrzeszających większą liczbę organizacji klastrowych, a nie dotyczą relacji wzajemnych dwóch pojedynczych klastrów.

Odnośnie do pytań uzupełniających (a-c), partnerstwo nie musi wiązać się z opłatami. Partnerstwo nawiązane w związku z realizacją projektu podlegającego dofinansowaniu powinno zostać utrzymane w okresie trwałości, przy czym koszty utrzymania partnerstwa w okresie (trwałości) po zakończeniu projektu nie podlegają dofinansowaniu.

Stoisko jest wspólnym stoiskiem klastra. Należy przyjąć, że jego podstawowym celem jest promocja klastra i jego oferty. Nie jest właściwym zaplanowanie go jako stoisko pojedynczego wystawcy (członka klastra), na którym jedynie symbolicznie/pro forma zostanie umieszczony element odnoszący się do klastra jako całości. Nie ma wymogu, aby w targach brał udział koordynator i jeden członek klastra. Koszty budowy stoisk są kwalifikowalne, zatem w uzasadnionych przypadkach infokiosk będzie kwalifikowalny jak również uczestnictwo przedstawiciela koordynatora klastra.

Koordynator nie musi być właścicielem nieruchomości, w której zostanie posadowiona infrastruktura demonstracyjna, jednakże wyklucza to uznanie za kwalifikowalne kosztów nabycia robót i materiałów budowlanych w celu dostosowania pomieszczeń. Koordynator klastra musi spełniać definicję właściciela klastra. Właściciel klastra to podmiot prawny będący właścicielem rzeczowych aktywów trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych objętych dofinansowaniem w ramach projektu. W tym wypadku dofinansowaniem zostałyby objęte pomieszczenia wynajmowane lub dzierżawione przez koordynatora, których niebyły on właścicielem. .

Zgodnie z RWP Usługi w zakresie internacjonalizacji oferty klastra oraz internacjonalizacji modeli biznesowych członków klastra odzwierciedlają wyniki badań odnośnie do potrzeb członków klastra przeprowadzone przez koordynatora lub na jego zlecenie w okresie 12 miesięcy przed dniem złożeniem wniosku. Musi to wynikać z badania, ale w dokumentacji nie ma tu dodatkowych zasad organizacyjnych np. jak przy targach w zakresie wspólnego stoiska.

To koordynator klastra jest organizatorem wyjazdu, w tym zapewnia transport i zakwaterowanie uczestnikom targów. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków: „Członkowie klastra, biorący udział w projekcie, uzyskują pomoc de minimis na podstawie Rozporządzenia 2023/2831. Jest to pomoc niefinansowa (tj. udzielana w formie usług świadczonych przez koordynatora klastra). Łączna wysokość pomocy de minimis udzielonej przez koordynatora klastra członkom klastra biorącym udział w projekcie odpowiada wartości pomocy nie stanowiącej pomocy publicznej udzielonej koordynatorowi klastra.”

Od wydatków inwestycyjnych nalicza się 7% kosztów pośrednich. Te koszty pośrednie są objęte pomocą de minimis.

Jak wynika z przyjętych kryteriów, Wnioskodawca powinien zaplanować projekt z uwzględnieniem własnych możliwości organizacyjnych i finansowych. Ponadto organizatorzy niektórych imprez targowych mogą narzucać określone warunki znacząco ograniczające swobodę działań koordynatora w zakresie organizacji wspólnego stoiska wystawienniczego. Podobnie inne ograniczenia mogą narzucać organizatorzy misji gospodarczych czy konferencji. W każdym razie koordynator nie powinien, bez wyraźnych przyczyn natury merytorycznej, zakładać z góry (przed przeprowadzeniem ankiety), że w jakimś wydarzeniu liczba miejsc jest ograniczona do z góry założonej liczby. Mając na uwadze powyższe, koordynator klastra nie ma obowiązku zapewnić możliwości uczestnictwa w danej usłudze z zakresu internacjonalizacji wszystkim potencjalnie zainteresowanym członkom klastra. Załącznik nr 7 do RWP podaje określone zasady, których należy przestrzegać a w szczególności wskazuje, iż „wybór działań rekomendowanych do realizacji oraz wskazany sposób przyszłej rekrutacji powinny być zgodne z zasadą, iż dostęp do działań klastra jest udzielany możliwie jak największej liczbie członków klastra, na przejrzystych i niedyskryminacyjnych zasadach.” Zastrzeżenia mogłaby budzić m.in. sytuacja, w której koordynator klastra, poprzez dobór imprez i liczby ich uczestników, zapewnia niektórym członkom klastra udział w kilku działaniach z zakresu internacjonalizacji, przy jednoczesnym zignorowaniu potrzeb innych członków klastra.

W obecnym kształcie dokumentacji przewidziano, że udział w targach w roli wystawcy dotyczy promocji klastra jako całości (na wspólnym stoisku klastra), dlatego też całość kosztów wynajmu powierzchni wystawienniczej stanowi koszt koordynatora i nie jest to transferowane w postaci pomocy de minimis na członków klastra.

Jeżeli będzie to uzasadnione merytorycznie (np. różną tematyką poszczególnych hal wystawienniczych), możliwe jest przedstawienie do dofinansowania kosztów organizacji kilku wspólnych stoisk klastra w różnych halach, w ramach jednej imprezy targowej. Organizacja pracy na takich stoiskach leży w gestii wnioskodawcy, a rozwiązanie zaproponowane w postawionym pytaniu jest akceptowalne (tj. „pracownik koordynatora klastra będzie 1 na wszystkie stoiska, będzie się przemieszczał pomiędzy stoiskami, a w trakcie jego nieobecności pracownicy członków klastra biorący udział w wydarzeniu będą odpowiedzialni za promocję wspólnej oferty klastra”).

Wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego w zadeklarowanej wysokości na pokrycie części kosztów kwalifikowalnych w projekcie. Beneficjent zapewnia finansowanie wkładu własnego we własnym zakresie, w tym ze środków pozyskanych od członków klastra.

Wkład własny może zostać wniesiony wyłącznie w formie pieniężnej (rozchód środków finansowych z rachunku lub kasy w trakcie trwania projektu). Wkład własny Wnioskodawcy nie może pochodzić ze środków publicznych, w tym dotacji/subwencji z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego. Oznacza to środki finansowe wnoszone przez Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i które nie zostaną Wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy).

Zgodnie z art. 6C ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.2023.0.462), ust. 2: Podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów, które bezpośrednio lub za pośrednictwem innych podmiotów są z nim powiązane osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, lub członkami organów tego podmiotu, a wykonawcą lub członkami organów wykonawcy, polegające na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Powiązanie występuje w przypadku, gdy wątpliwości co do bezstronności w wyborze przedsiębiorcy mogą być uzasadnione. Zatem koordynator klastra powinien dopełnić wszelkiej staranności odnośnie do zachowania pełnej bezstronności w wyborze oferentów, w szczególności w zakresie równego dostępu wszelkich zainteresowanych podmiotów do wiedzy istotnej z punktu widzenia przygotowania oferty. .

Wnioskodawcą w ramach naboru może był wyłącznie koordynator klastra. Zgodnie z inną definicją w Słowniczku „Koordynator klastra – oznacza to podmiot zarządzający klastrem, będący operatorem i właścicielem klastra w rozumieniu artykułu 27 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 posiadający osobowość prawną.”

Natomiast definicje, których dotyczy pytanie to:

• „Operator klastra – podmiot prawny zarządzający klastrem innowacyjnym*”,
• „Właściciel klastra – podmiot prawny będący właścicielem rzeczowych aktywów trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych objętych dofinansowaniem w ramach projektu”.

W praktyce oznacza to, że podmiot występujący w roli wnioskodawcy, zgodnie z dokumentem założycielskim klastra innowacyjnego, musi pełnić rolę zarządczą w tej strukturze oraz w toku realizacji projektu musi stać się właścicielem aktywów trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych objętych dofinansowaniem w ramach projektu (dofinansowanie w ramach projektu musi dotyczyć takich dóbr).

*Klastry innowacyjne – oznaczają struktury lub zorganizowane skupiska niezależnych podmiotów (takich jak innowacyjne przedsiębiorstwa typu start-up, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa, a także organizacje prowadzące badania i upowszechniające wiedzę, infrastruktury badawcze, infrastruktury testowo-doświadczalne, centra innowacji cyfrowych, organizacje niedochodowe i inne powiązane podmioty gospodarcze), mające na celu stymulowanie działalności innowacyjnej oraz nowych sposobów współpracy, w tym za pomocą środków cyfrowych, dzięki wspólnemu korzystaniu lub promowaniu wspólnego korzystania z obiektów oraz wymianie informacji i wiedzy fachowej oraz dzięki skutecznemu przyczynianiu się do transferu wiedzy, tworzenia sieci kontaktów oraz rozpowszechniania informacji i współpracy wśród przedsiębiorstw i innych organizacji wchodzących w skład danego klastra. Centra innowacji cyfrowych (w tym europejskie centra innowacji cyfrowych finansowane w ramach centralnie zarządzanego programu „Cyfrowa Europa” ustanowionego rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/694) to podmioty, których celem jest stymulowanie powszechnego wprowadzania przez przemysł (w szczególności przez MŚP) i organizacje sektora publicznego technologii cyfrowych, takich jak sztuczna inteligencja, przetwarzanie w chmurze, przetwarzanie danych na obrzeżach sieci i obliczenia wielkiej skali oraz cyberbezpieczeństwo. Centra innowacji cyfrowych mogą same w sobie kwalifikować się jako klastry innowacyjne.

Rodzaj przedsięwzięć jest niezależny od źródeł ich finansowania (nie muszą być finansowane ze środków Unii Europejskiej). Wnioskodawca musi posiadać możliwość obiektywnego udokumentowania każdej przywoływanej przez siebie we wniosku o dofinansowanie okoliczności opisującej klaster (koordynatora i członków) i jego działalność. W tym wypadku chodzi o posiadanie dokumentacji projektu dowodzącej, iż miał on ustalony harmonogram działań i budżetem, został zrealizowany w ostatnim roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie i brał w nim udział koordynator klastra z min. 2 członkami klastra, z czego co najmniej 1 to przedsiębiorca lub min. 3 członków klastra, z czego co najmniej 1 to przedsiębiorca. Udokumentowanie przepływów finansowych w związku z realizacją budżetu takiego projektu, może być jednym z elementów udokumentowania realizacji wspólnego projektu.

Instrukcja wypełniania wniosku określa, że wnioskodawca (koordynator klastra) w zakresie spełniania kryteriów Ponadregionalnego klastra wzrostowego powinien przedstawiać dane udokumentowane. Jeśli członkowie klastra nie chcą udokumentować swoich przychodów z eksportu w pełnej wysokości, właściwym byłoby zaprezentowanie przychodów danego przedsiębiorcy w wysokości, która byłaby możliwa do udokumentowania przez koordynatora w przypadku kontroli projektu. Wobec tego, w przypadku odmowy ze strony członka klastra ujawniania jakichkolwiek danych w tym temacie, należy podać zerową wartość przychodów z eksportu.

Zgodnie z przyjętymi kryteriami dla Ponadregionalnych Klastrów Wzrostowych, wymagane jest, aby za ostatni zakończony okres składkowy określony zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi co najmniej 50% członków klastra wniosło opłaty członkowskie lub udostępniło swoją infrastrukturę na działalność wspólną klastra.

Zatem zakładając, na podstawie podanych informacji wydaje się, że Państwa klaster nie będziecie spełniać kryterium PKW „Środki prywatne przeznaczone na działalność klastra”. Nawet w odniesieniu do możliwej opcji udostępniania swojej infrastruktury przez członków klastra na działalność wspólną klastra, nie będzie można umiejscowić tego w czasie, jako dokonanego w ostatnim zakończonym okresie składkowym, gdyż na podstawie zadanego pytania przyjmujemy, że zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi, nie istnieje żaden okres składkowy.

Załącznikami do wniosku są:

• Umowa powołująca klaster wraz z dokumentem potwierdzającym pełnienie roli koordynatora klastra przez wnioskodawcę;
• Lista wszystkich członków ponadregionalnego klastra wzrostowego zgodnie z obowiązującym wzorem.

Wraz z wnioskiem o dofinansowanie są to podstawowe dokumenty na podstawie, których weryfikowane jest spełnianie kryteriów Ponadregionalnego Klastra Wzrostowego (PKW). W odniesieniu do kryteriów szczegółowych PKW informacje/dane podawane w sekcji wniosku KWALIFIKOWALNOŚĆ PKW muszą być udokumentowane. Instrukcja wypełniania wniosku w większości przypadków nie określa jaki rodzaj dokumentu należy posiadać na okoliczność potwierdzenia określonych informacji i w takim wypadku wnioskodawca powinien zadbać o to, aby sposób udokumentowania miał charakter możliwie jak najbardziej obiektywny. Generalnie we wnioskach o dofinansowanie, w polach uzasadnień dotyczących sekcji wniosku KWALIFIKOWALNOŚĆ PKW, powinny znaleźć się informacje o sposobie w jaki wnioskodawca udokumentował (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie) poszczególne fakty przedstawiane w tej części wniosku. W odniesieniu do siedzib/głównych miejsc wykonywania działalności mamy do czynienia z danymi z ogólnodostępnych rejestrów, gdzie wnioskodawca nie musi gromadzić dowodów.

Wspólne projekty to przedsięwzięcia z ustalonym harmonogramem działań i budżetem, realizowane w ostatnim roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, w których brał udział koordynator klastra z min. 2 członkami klastra lub min. 3 członków klastra, z czego co najmniej 1 był przedsiębiorcą. Zatem nie ma bezwzględnego wymogu uczestnictwa koordynatora klastra w tych projektach. Z drugiej strony nie mogą być to projekty indywidualne, które łączy tylko to, że koordynator klastra przygotował/złożył w imieniu poszczególnych członków klastra wnioski o dofinansowanie takich projektów.

Zgodnie z art. 27 ust. 3 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 „Dostęp do pomieszczeń, zaplecza oraz działań klastra jest udzielany szeregowi użytkowników na przejrzystych i niedyskryminacyjnych zasadach.” Wymóg publikacji wyników ankiety jest jednym z przejawów realizacji tej zasady, w której członkowie klastra mogą zweryfikować, że działania koordynatora są przejrzyste i nie dyskryminują żadnego z potencjalnych uczestników tych działań, np. wyniki ankiety nie faworyzują małej grupy podmiotów, kosztem pozostałych członków klastra. Dokument podlega również weryfikacji przez PARP (np. w związku z oceną kryterium nr 2 Kwalifikowalność projektu), wraz ze sprawdzeniem, czy publikacja, stosownie do swojej formy, spełnia warunki dostępności dla osób z niepełnosprawnością wzrokową lub słuchową. Wymogi odnośnie do prezentacji wyników ankiety, wskazane w załączniku nr 7 do Regulaminu wyboru projektów, w opinii PARP nie zawierają wymogów prezentacji informacji, które można by zidentyfikować jako prawem chroniona tajemnica przedsiębiorstwa. Informacje można prezentować w sposób syntetyczny, zagregowany, tj. bez wskazywania nazw poszczególnych uczestników ankiety wraz z podanymi przez nich odpowiedziami szczegółowymi. Fakt wyboru jakiegoś kierunku misji handlowych czy udziału w określonych targach, bez wskazywania podmiotów, które będą brały udział w tych wydarzeniach (ankieta nie służy do docelowej rekrutacji) nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa koordynatora lub członków klastra. Koordynator świadczy te usługi dla swoich członków i są one objęte dofinansowaniem, zatem jego usługi nie konkurują na rynku usług z zakresu internacjonalizacji. Jeśli w jakimś szczególnym przypadku wnioskodawca planuje w ramach usług z zakresu internacjonalizacji  posłużyć się jakimiś autorskimi rozwiązaniami, które nie powinny być ujawniane w związku z tajemnica przedsiębiorstwa, to proponujemy skierowanie do PARP pytania szczegółowego, czy utajnienie danej informacji będzie naruszało zasady naboru. PARP jednak stoi na stanowisku, że ogólnie dokument, mając na uwadze cel jego sporządzenia i zasady publikacji, nie dotyczy tego typu informacji.

Zgodnie z załącznikiem nr 7 do RWP: „Koordynator klastra publikuje na swojej stronie internetowej podsumowanie wyników ankiety wraz z wnioskami końcowymi (w szczególności – działaniami rekomendowanymi do realizacji) stanowiącymi podstawę do przygotowania wniosku o dofinansowanie w części dotyczącej internacjonalizacji oferty klastra oraz internacjonalizacji modeli biznesowych członków klastra.” PARP dopuszcza sytuację, gdy dostęp do (strony) publikacji udzielany jest wyłącznie dla wszystkich członków klastra i podmiotów (osób) oceniających/kontrolujących projekt o dofinansowanie. Dokumentacja naboru nie zawiera informacji o obowiązku upublicznienia wyników ankiety, rozumianego jako udostepnienie tego dokumentu wszelkim potencjalnie zainteresowanym podmiotom (spoza klastra). Nie przewiduje się zmiany dokumentacji naboru likwidującej obowiązek publikacji podsumowania ankiety.

Od wydatków inwestycyjnych nalicza się 7% kosztów pośrednich. Te koszty pośrednie są objęte pomocą de minimis.

Projekt może obejmować okres, w którym dofinansowaniu podlegają koszty inne niż koszty działalności operacyjnej koordynatora klastra, czyli pomoc na podstawie art. 27 ust. 7 rozporządzenia komisji (UE) nr 651/2014 nie musi obejmować całego okresu realizacji projektu. Projekt musi rozpocząć się (i umowa o dofinansowanie musi zostać podpisana) w terminie mieszczącym się w okresie 10 lat, którego dotyczy pytanie. Datę upływu okresu kwalifikowalności pomocy operacyjnej należy ustalić zgodnie z  Artykułem 112 Kodeksu cywilnego, który wskazuje: „Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia.” Oczywiście data upływu kwalifikowalności kosztów operacyjnych nie może wykraczać poza omawiany okres 10 lat.

W naborze przewidziano, że udział w targach w roli wystawcy dotyczy promocji klastra jako całości (na wspólnym stoisku klastra), dlatego też całość kosztów wynajmu powierzchni wystawienniczej stanowi koszt koordynatora i nie jest to transferowane w postaci pomocy de minimis na członków klastra.

Międzynarodowe partnerstwo może odnosić się do nawiązania udokumentowanej formy współpracy (np. porozumienie/umowa) z innym klastrem z zagranicy. Dokumentacja naboru nie stawia warunku aby były to jakieś specyficzne klastry rekomendowane przez KE lub inną organizację. Zwykle tego typu aktywności dotyczą uczestnictwa w partnerstwach zrzeszających większą liczbę organizacji klastrowych, a nie dotyczą relacji wzajemnych dwóch pojedynczych klastrów.

Odnośnie do pytań uzupełniających (a-c), partnerstwo nie musi wiązać się z opłatami. Partnerstwo nawiązane w związku z realizacją projektu podlegającego dofinansowaniu powinno zostać utrzymane w okresie trwałości, przy czym koszty utrzymania partnerstwa w okresie (trwałości) po zakończeniu projektu nie podlegają dofinansowaniu.

Ta interpretacja nie jest właściwa. Cytat odnosi się wyłącznie do sekcji wniosku „Usługi rozwijane w ramach projektu”. Natomiast każda usługa nabywana/realizowana w trakcie realizacji projektu powinna być usługą dostępną, jeśli ma swoich bezpośrednich odbiorców. Np. obowiązkowe doradztwo i szkolenia, towarzyszące internacjonalizacji oferty klastra. Organizując stoisko klastra należy zadbać o to, aby dostęp do stoiska był możliwy dla osób z niepełnosprawnościami, ect.

Ponadto w opisie kryterium „Projekt spełnia zasadę zrównoważonego rozwoju” czytamy: „5) Spełnienie zasady zrównoważonego rozwoju odnosi się do całego projektu.”

Koordynator nie musi być właścicielem nieruchomości, w której zostanie posadowiona infrastruktura demonstracyjna, zatem umowa najmu/dzierżawy będzie wystarczająca. Wnioskodawca powinien wskazać we wniosku, że treść umowy pozwala na przeprowadzenie planowanych prac przez najemcę/dzierżawcę. Zarazem umowa taka powinna gwarantować możliwość wykorzystania pomieszczeń poddawanych tej inwestycji co najmniej do końca okresu trwałości projektu, co również powinno być ujęte w treści wniosku.

Zasadniczo koszty pośrednie można naliczyć w wartości 7% sumy wszystkich bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych. Różnice dotyczą tego, jaką pomocą objęte są poszczególne części kosztów pośrednich i z tego wynika również maksymalny poziom dofinansowania. W przypadku gdy koszty pośrednie są liczone od kosztów objętych pomocą operacyjną dla klastra (art. 27 ust. 7 rozp. 651/2014) to koszty pośrednie objęte są tym samym rodzajem pomocy i są dofinansowywane na poziomie do 50%. Jeśli obliczamy 7% kosztów pośrednich od kosztów bezpośrednich objętych pomocą niestanowiącą pomocy publicznej, to koszty pośrednie również objęte są pomocą niestanowiącą pomocy publicznej i dofinansowane na poziomie do 70%. Obliczając 7% kosztów pośrednich od pozostałych kosztów bezpośrednich projektu, należy przyjąć, że będą to koszt objęte pomocą de minimis i dofinansowane na poziomie do 70%.

Przykład

1. Koszty operacyjne: 1 000 000 PLN (z czego 250 000 PLN to koszty własne koordynatora związane z internacjonalizacją)
2. Koszty inwestycyjne – pomoc publiczna: 600 000 PLN
3. Koszty inwestycyjne – pomoc de minimis: 800 000 PLN
4. Koszty internacjonalizacji objęte pomocą niestanowiącą pomocy publicznej: 2 000 000 PLN
5. Pozostałe koszty bezpośrednie – objęte pomocą de minimis: 100 000 PLN

Koszty pośrednie dotyczące pomocy operacyjnej (na podstawie art. 27 ust. 7 rozp. 651/2014) wyniosą 7% z wartości w pozycji (a) czyli 70 000 PLN, a ich dofinansowanie - do 35 000 PLN.

Koszty pośrednie dotyczące pomocy na internacjonalizację niestanowiącej pomocy publicznej, wyniosą 7% z wartości w pozycji (d) czyli 140 000 PLN, a ich dofinansowanie - do 98 000 PLN

Koszty pośrednie objęte pomocą de minimis wyniosą 7% sumy kosztów z pozycji (b), (c) i (e) czyli 105 000 PLN, a ich dofinansowanie – do 73 500 PLN.

We wniosku należy wprowadzić wartość kosztów pośrednich wynoszącą 315 000 PLN i wnioskowane dofinansowanie – do 206 500 PLN (65,56%).

Projekt ma 4 500 000 PLN kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich oraz 315 000 PLN kwalifikowalnych kosztów pośrednich. Suma kosztów kwalifikowalnych to 4 815 000 PLN. Przy okazji, jak można sprawdzić, spełniony jest limit maksymalnego udziału kosztów kwalifikowalnych projektu dotyczących internacjonalizacji wynoszącego 50% sumy kosztów kwalifikowalnych projektu.

Zgodnie z RWP Usługi w zakresie internacjonalizacji oferty klastra oraz internacjonalizacji modeli biznesowych członków klastra odzwierciedlają wyniki badań odnośnie do potrzeb członków klastra przeprowadzone przez koordynatora lub na jego zlecenie w okresie 12 miesięcy przed dniem złożeniem wniosku. Musi to wynikać z badania, ale w dokumentacji nie ma tu dodatkowych zasad organizacyjnych np. jak przy targach w zakresie wspólnego stoiska.

Jest to wspólne stoisko, które promuje ofertę klastra. Stoisko jest finansowane w związku z prowadzeniem przez koordynatora klastra działalności operacyjnej klastra w zakresie „marketingu klastra w celu zwiększenia udziału nowych przedsiębiorstw lub organizacji oraz zwiększenia rozpoznawalności klastra”. Jest to więc w całości koszt koordynatora klastra i stoisko musi realizować ten cel operacyjny. Członkowie klastra wystawiają swoje produkty na stoisku klastra promując równolegle siebie samych i klaster jako całość. Co do zasady proponujemy przyjąć, że wymagać to będzie obecności przedstawiciela (pracownika koordynatora) klastra na targach, jednak w uzasadnionych sytuacjach wnioskodawca może zaproponować odmienny sposób reprezentacji klastra (jako całości) na targach.

Jeśli chodzi o intensywność wsparcia na koszty operacyjne, w tym związaną z działaniami z zakresu internacjonalizacji, to wynosi ona co do zasady do 50% (pomoc publiczna na podstawie art. 27 ust. 7 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651 /2014). Jedynie w wyjątkowej sytuacji, gdy koszty są ponoszone przed dniem lub w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, wówczas nie ma możliwości objęcia takich kosztów pomocą publiczną (nie jest spełniony efekt zachęty), a jedynie pomocą de minimis. W tym wypadku intensywność wsparcia wynosi do 70% (pomoc de minimis na podstawie rozporządzenia 2023/2831). Jednocześnie, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z pomocą publiczną, pomocą de mimimis, czy pomocą niestanowiącą pomocy publicznej transferowaną na pomoc de minimis dla członków klastra – łącznie koszty kwalifikowalne wszystkich działań dotyczących internacjonalizacji nie mogą przekroczyć 50% sumy kosztów kwalifikowalnych projektu.

Jeżeli będzie to uzasadnione merytorycznie (np. różną tematyką poszczególnych hal wystawienniczych), możliwe jest przedstawienie do dofinansowania kosztów organizacji kilku wspólnych stoisk klastra w różnych halach, w ramach jednej imprezy targowej. Organizacja pracy na takich stoiskach leży w gestii wnioskodawcy, a rozwiązanie zaproponowane w postawionym pytaniu jest akceptowalne (tj. „pracownik klastra będzie 1 na wszystkie stoiska, będzie się przemieszczał pomiędzy stoiskami, a w trakcie jego nieobecności pracownicy członków klastra biorący udział w wydarzeniu będą odpowiedzialni za promocję wspólnej oferty klastra”).

Stoisko jest wspólnym stoiskiem klastra. Należy przyjąć, że jego podstawowym celem jest promocja klastra. Nie jest właściwym zaplanowanie go jako stoisko pojedynczego wystawcy (członka klastra), na którym jedynie symbolicznie/pro forma zostanie umieszczony element odnoszący się do klastra jako całości. Nie ma wymogu, aby w targach brał udział koordynator i jeden członek klastra. Koszty budowy stoisk są kwalifikowalne, zatem w uzasadnionych przypadkach infokiosk będzie kwalifikowalny jak również uczestnictwo przedstawiciela koordynatora klastra.

Zapis odnosi się do pomocy de minimis, jaką może uzyskać koordynator klastra na koszty własne. Koszty własne koordynatora dotyczące internacjonalizacji co do zasady są finansowane z pomocy publicznej na koszty operacyjne. Jednak w sytuacji, gdy wybrane koszty muszą być poniesione przed dniem lub w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, to takie koszty nie mogą być objęte pomocą publiczną (art. 27 ust. 7 rozp. 651/204) lecz mogą być dofinansowane na zasadach de minimis.

Intensywność pomocy w ramach pomocy de minimis nie może przekroczyć 70% kosztów, bez względu na to czy mówimy o pomocy dla koordynatora, czy pomocy udzielanej przez koordynatora członkom klastra w związku z usługami z zakresu internacjonalizacji. Koszty wspólnego stoiska klastra nie są transferowane na członków klastra w postaci pomocy de minimis. Dotyczą one działalności operacyjnej klastra: marketingu klastra w celu zwiększenia udziału nowych przedsiębiorstw lub organizacji oraz zwiększenia rozpoznawalności klastra.

Na etapie oceny wniosków o dofinansowanie nie należy dokumentować tych kwestii poprzez załączanie do wniosku jakichkolwiek dokumentów. Wymagane informacje należy zamieścić w treści wniosku o dofinansowanie. Uzasadnienie takie nie polega jednak na złożeniu prostego oświadczenia. Wnioskodawca musi przedstawić argumenty potwierdzające zasadność udziału w targach na terenie Polski. Wydaje się, że właściwe może być przedstawienie posiadanych informacji historycznych, które potwierdzałyby, że na targach tych nawiązywane były kontakty handlowe skutkujące kontraktami dotyczącymi sprzedaży produktów krajowych na rynkach zagranicznych. Dane publikowane na oficjalnych stronach międzynarodowych targów na terenie Polski potwierdzają zwykle wyłącznie obecność wystawców zagranicznych poszukujących możliwości sprzedaży swoich produktów odbiorcom z Polski. Elementem uzasadnienia może być również szczegółowy plan działań, który przykładowo może obejmować usługi doradcze wspierające uczestników targów w nawiązaniu kontaktów z potencjalnymi kontrahentami zagranicznymi, którzy będą uczestnikami danej imprezy targowej.

Potwierdzamy, że projekty podlegające dofinansowanie muszą spełniać obligatoryjnie cele wskazane w pytaniu w punktach 1 i 3, natomiast realizacja działań z zakresu internacjonalizacji, jest nieobowiązkowa.

Informujemy, że zgodnie z § 23 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 listopada 2022 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (Dz.U. 2022 poz. 2510, z późn. zm.), czas trwania pomocy operacyjnej na działalność klastra nie przekracza 10 lat od dnia udzielenia pomocy. Zapis ten koresponduje, z limitem w zakresie okresu udzielania pomocy operacyjnej dla klastrów innowacyjnych, wskazanym w art. 27 ust. 7 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1, z późn. zm.). Mając na uwadze wyjaśnienia Komisji Europejskiej dotyczące tego przepisu (General Block Exemption Regulation (GBER), Frequently Asked Questions ) należy przyjąć, że okres 10 lat, w którym pomoc operacyjna może być udzielana klastrowi innowacyjnemu, rozpoczyna się w momencie, w którym taka pomoc operacyjna jest mu udzielana po raz pierwszy. Nie jest przy tym istotne, czy w okresie tym klaster otrzymywał pomoc operacyjną  w sposób ciągły, czy jedynie w pewnych przedziałach czasu. Moment udzielenia pomocy, od którego liczy się bieg okresu 10 letniego, należy utożsamiać przede wszystkim (w pierwszej kolejności) z datą podpisania pierwszej umowy o dofinansowanie, w ramach której klaster otrzymał wsparcie kosztów operacyjnych. W przypadku, gdy okres kwalifikowalności tej pomocy, wskazany w umowie, jest wcześniejszy od daty podpisania umowy, wówczas okres 10 lat będzie liczony od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności pomocy operacyjnej.

Wnioskodawca (koordynator klastra) powinien zweryfikować wszystkie podpisane przez siebie umowy wsparcia ze środków UE, podpisane od 2014 roku, pod kątem tego, czy obejmują one pomoc udzielaną na podstawie art. 27 ust. 7 ww. rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014. Ponadto udzielenie takiej pomocy co do zasady powinno było zostać odnotowane w systemie SHRIMP. Zatem dane na ten temat powinny być możliwe do zweryfikowania w systemie SHRIMP/SUDOP.

To koordynator klastra jest organizatorem wyjazdu, w tym zapewnia transport i zakwaterowanie uczestnikom targów. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków: „Członkowie klastra, biorący udział w projekcie, uzyskują pomoc de minimis na podstawie Rozporządzenia 2023/2831. Jest to pomoc niefinansowa (tj. udzielana w formie usług świadczonych przez koordynatora klastra). Łączna wysokość pomocy de minimis udzielonej przez koordynatora klastra członkom klastra biorącym udział w projekcie odpowiada wartości pomocy nie stanowiącej pomocy publicznej udzielonej koordynatorowi klastra.”

Jak wynika z przyjętych kryteriów, Wnioskodawca powinien zaplanować projekt z uwzględnieniem własnych możliwości organizacyjnych i finansowych. Ponadto organizatorzy niektórych imprez targowych mogą narzucać określone warunki znacząco ograniczające swobodę działań koordynatora w zakresie organizacji wspólnego stoiska wystawienniczego. Podobnie inne ograniczenia mogą narzucać organizatorzy misji gospodarczych czy konferencji. W każdym razie koordynator nie powinien, bez wyraźnych przyczyn natury merytorycznej, zakładać z góry (przed przeprowadzeniem ankiety), że w jakimś wydarzeniu liczba miejsc jest ograniczona do z góry założonej liczby. Mając na uwadze powyższe, koordynator klastra nie ma obowiązku zapewnić możliwości uczestnictwa w danej usłudze z zakresu internacjonalizacji wszystkim potencjalnie zainteresowanym członkom klastra. Załącznik nr 7 do RWP podaje określone zasady, których należy przestrzegać a w szczególności wskazuje, iż „wybór działań rekomendowanych do realizacji oraz wskazany sposób przyszłej rekrutacji powinny być zgodne z zasadą, iż dostęp do działań klastra jest udzielany możliwie jak największej liczbie członków klastra, na przejrzystych i niedyskryminacyjnych zasadach.” Zastrzeżenia mogłaby budzić m.in. sytuacja, w której koordynator klastra, poprzez dobór imprez i liczby ich uczestników, zapewnia niektórym członkom klastra udział w kilku działaniach z zakresu internacjonalizacji, przy jednoczesnym zignorowaniu potrzeb innych członków klastra.

Działania w zakresu internacjonalizacji muszą obligatoryjnie obejmować dedykowany komponent (element) doradczy lub szkoleniowy w obszarze podnoszenia kompetencji w zakresie innowacyjności i przedsiębiorczości. Działania doradcze lub szkoleniowe, o których mowa, powinny mieć związek z wyświadczanymi usługami z zakresu internacjonalizacji. W odniesieniu do każdego wydatku przedstawianego do dofinansowania, w tym wydatków ponoszonych w związku z omawianymi działaniami doradczymi lub szkoleniowymi, wymagane jest, aby były one uzasadnione w sposób spójny logicznie, a zatem, aby potencjalnie podnosiły oczekiwaną skuteczność usług internacjonalizacji, których komponent stanowią. Dokumentacja naboru nie określa, w jakiej fazie działań z zakresu internacjonalizacji należy zaplanować tego typu doradztwo lub szkolenia. Nie jest wykluczone, aby były one realizowane w kilku fazach, np. przed wyjazdem na misję gospodarczą i po powrocie z niej. Szkolenia powinny być realizowane na terenie Polski. Należy jedynie zwrócić uwagę na to, że mówimy o  działaniach z zakresu podnoszenia kompetencji i jednocześnie należy uważać, aby usługi nie maiły charakteru niedozwolonej pomocy wywozowej, a zatem np. nie wolno przedstawić do dofinansowania kosztów doradztwa, które związane byłoby z bezpośrednim ustalaniem (negocjacjami) warunków określonego kontraktu handlowego.

Instrukcja wypełniania wniosku  informuje, że wnioskodawca (koordynator klastra) w zakresie spełniania kryteriów Ponadregionalnego klastra wzrostowego powinien przedstawiać dane udokumentowane. Jeśli członkowie klastra nie chcą udokumentować swoich przychodów z eksportu w pełnej wysokości, właściwym byłoby zaprezentowanie przychodów danego przedsiębiorcy w wysokości, która byłaby możliwa do udokumentowania przez koordynatora w przypadku kontroli projektu. Wobec tego, w przypadku odmowy ze strony członka klastra ujawniania jakichkolwiek danych w tym temacie, należy podać zerową wartość przychodów z eksportu.

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w podrozdziale 3.12. Koszty pośrednie wskazują, że kosztami kwalifikowalnymi są w szczególności: „koszty koordynatora projektu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń”. Zgodnie z ww. Wytycznymi, niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną rozliczone w ramach kosztów bezpośrednich. Do personelu projektu, którego koszt zaangażowania rozliczany jest w ramach kosztów pośrednich projektu, nie ma zastosowania podrozdział 3.8 Personel projektu, z wyjątkiem pkt 13.

Oznacza to, że jeśli dana osoba pełni zarówno role podlegające dofinansowaniu w ramach kosztów pośrednich jak i kosztów bezpośrednich, to koszty odnoszące się do tej osoby (jej wynagrodzenie, szkolenia, podróże służbowe) mogą być finansowane wyłącznie (w całości) w ramach kosztów pośrednich.

Koszt wskazany w Przewodniku kwalifikowalności wydatków w pkt. 5.3 ppkt. 1 lit. b) dotyczy wydatków osobowych: udziału przedstawicieli członka klastra w targach, w szczególności w ramach obsługi wspólnego stoiska wystawowego klastra podczas udziału w imprezie targowo-wystawienniczej. Koszt rezerwacji powierzchni wystawienniczej pod wspólne stoisko targowe klastra został wskazany jako koszt koordynatora klastra w punkcie 3.4.3 Usługi zewnętrzne lit. h).

Wkład własny członków klastra, przeznaczony celowo na sfinansowanie kosztów projektu (zwłaszcza wkład własny uczestników usług z zakresu internacjonalizacji), należy wykazać w pozycji „Inne, jakie” z określeniem „wkład członków klastra” lub równoważnym. W przypadku środków pozyskanych ze składek członkowskich, które nie mają związku z bezpośrednim wkładem własnym na pokrycie kosztów projektu, należy je wykazać w pozycji „środki własne”.

Wspólne projekty to przedsięwzięcia z ustalonym harmonogramem działań i budżetem, realizowane w ostatnim roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, w których brał udział koordynator klastra z min. 2 członkami klastra lub min. 3 członków klastra, z czego co najmniej 1 był przedsiębiorcą. Zatem nie ma bezwzględnego wymogu uczestnictwa koordynatora klastra w tych projektach. Z drugiej strony nie mogą być to projekty indywidualne, które łączy tylko to, że koordynator klastra przygotował/złożył w imieniu poszczególnych członków klastra wnioski o dofinansowanie takich projektów.

Rodzaj przedsięwzięć jest niezależny od źródeł ich finansowania (nie muszą być finansowane ze środków Unii Europejskiej). Wnioskodawca musi posiadać możliwość obiektywnego udokumentowania każdej przywoływanej przez siebie we wniosku o dofinansowanie okoliczności opisującej klaster (koordynatora i członków) i jego działalność. W tym wypadku chodzi o posiadanie dokumentacji projektu dowodzącej, iż miał on ustalony harmonogram działań i budżetem, został zrealizowany w ostatnim roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie i brał w nim udział koordynator klastra z min. 2 członkami klastra, z czego co najmniej 1 to przedsiębiorca lub min. 3 członków klastra, z czego co najmniej 1 to przedsiębiorca. Udokumentowanie przepływów finansowych w związku z realizacją budżetu takiego projektu, może być jednym z elementów udokumentowania realizacji wspólnego projektu.

Mając na uwadze, że środki pochodzą z funduszy unijnych konieczne jest zapewnienie odpowiedniej ścieżki audytu dla użytych danych, co wyklucza szacowanie wartości wydatków na podstawie doświadczenia koordynatora klastra. Na etapie oceny należy wykazać, że koszty są adekwatne tzn. nie są ani zawyżone, ani zaniżone. Mając na uwadze dynamikę zmian jakie zachodzą na rynku, coroczny wzrost inflacji etc. korzystne wydaje się stosowanie aktualnych cen rynkowych. Niemniej jednak, zgodnie z treścią Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie, w odniesieniu do kosztów dotyczących świadczenia usług z zakresu internacjonalizacji: „W przypadku gdy dla określonych składowych kosztów nie ma możliwości ich wyceny poprzez zebranie aktualnych ofert/wycen, wówczas przedstaw inne wiarygodne źródło wyceny (np. dane historyczne z wcześniejszych edycji tej samej imprezy targowej skorygowane o wskaźnik inflacji).” Oczywiście tego typu dane historyczne również mogą być indeksowane wskaźnikami inflacji.

Zgodnie z przyjętymi kryteriami dla Ponadregionalnych Klastrów Wzrostowych, wymagane jest, aby za ostatni zakończony okres składkowy określony zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi co najmniej 50% członków klastra wniosło opłaty członkowskie lub udostępniło swoją infrastrukturę na działalność wspólną klastra.

Zatem zakładając, na podstawie podanych informacji wydaje się, że Państwa klaster nie będziecie spełniać kryterium PKW „Środki prywatne przeznaczone na działalność klastra”. Nawet w odniesieniu do możliwej opcji udostępniania swojej infrastruktury przez członków klastra na działalność wspólna klastra, nie będzie można umiejscowić tego w czasie, jako dokonanego w ostatnim zakończonym okresie składkowym, gdyż na podstawie zadanego pytania przyjmujemy, że zgodnie z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi, nie istnieje żaden okres składkowy.

Załącznikami do wniosku są:

• Umowa powołująca klaster wraz z dokumentem potwierdzającym pełnienie roli koordynatora klastra przez wnioskodawcę;

• Lista wszystkich członków ponadregionalnego klastra wzrostowego zgodnie z obowiązującym wzorem.

Wraz z wnioskiem o dofinansowanie są to podstawowe dokumenty na podstawie, których weryfikowane jest spełnianie kryteriów Ponadregionalnego Klastra Wzrostowego (PKW). W odniesieniu do kryteriów szczegółowych PKW informacje/dane podawane w sekcji wniosku KWALIFIKOWALNOŚĆ PKW muszą być udokumentowane. Instrukcja wypełniania wniosku w większości przypadków nie określa jaki rodzaj dokumentu należy posiadać na okoliczność potwierdzenia określonych informacji i w takim wypadku wnioskodawca powinien zadbać o to, aby sposób udokumentowania miał charakter możliwie jak najbardziej obiektywny. Generalnie we wnioskach o dofinansowanie, w polach uzasadnień dotyczących sekcji wniosku KWALIFIKOWALNOŚĆ PKW, powinny znaleźć się informacje o sposobie w jaki wnioskodawca udokumentował (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie) poszczególne fakty przedstawiane w tej części wniosku. W odniesieniu do siedzib/głównych miejsc wykonywania działalności mamy do czynienia z danymi z ogólnodostępnych rejestrów, gdzie wnioskodawca nie musi gromadzić dowodów.

Koordynator klastra, będący beneficjentem, udziela członkom klastra pomocy de minimis, na podstawie umowy zawartej na piśmie, w której zostaną określone co najmniej:

• zakres usług, które zostaną zrealizowane wraz z terminami ich realizacji;
• koszt usługi;
• wartość pomocy de minimis udzielanej członkowi klastra oraz warunki jej udzielania;
• dane osób zaangażowanych w realizację usług wraz z ich kwalifikacjami oraz pełnionymi rolami;
• oznaczenie rodzajów działalności gospodarczych wykluczonych z możliwości uzyskania pomocy przez członka klastra;
• dokumentacja potwierdzająca wywiązanie się stron z postanowień umowy (w szczególności protokoły odbioru prac);
• zobowiązanie stron do zachowania poufności;
• zasady dotyczące ochrony danych osobowych (jeśli dotyczy);
• zobowiązanie członka klastra do współpracy w zakresie działań monitoringowych i kontrolnych przeprowadzanych przez Beneficjenta, Instytucję oraz inne uprawnione podmioty;
• zobowiązanie członka klastra do współpracy z Beneficjentem, Instytucją oraz innymi uprawnionymi podmiotami dokonującymi ewaluacji projektu;
• warunki rozwiązania umowy;
• Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis;
• dane osób odpowiedzialnych za bieżące kontakty pomiędzy Beneficjentem i członkiem klastra;
• oświadczenie o korzystaniu z pomocy de minimis w ramach Projektu dla danego rodzaju usługi i dla danego rodzaju przedsięwzięcia tylko raz i tylko od jednego Beneficjenta;
• oświadczenie o niekorzystaniu z usług Beneficjenta w ramach działalności wykluczonych z możliwości udzielania pomocy de minimis wskazanych w rozporządzeniu PARP-FENG.

Wnioskodawcą w ramach naboru może był wyłącznie koordynator klastra. Zgodnie z inną definicją w Słowniczku „Koordynator klastra – oznacza to podmiot zarządzający klastrem, będący operatorem i właścicielem klastra w rozumieniu artykułu 27 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 posiadający osobowość prawną.”

Natomiast definicje, których dotyczy pytanie to:

• „Operator klastra – podmiot prawny zarządzający klastrem innowacyjnym*”,
• „Właściciel klastra – podmiot prawny będący właścicielem rzeczowych aktywów trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych objętych dofinansowaniem w ramach projektu”.

W praktyce oznacza to, że podmiot występujący w roli wnioskodawcy, zgodnie z dokumentem założycielskim klastra innowacyjnego, musi pełnić rolę zarządczą w tej strukturze oraz w toku realizacji projektu musi stać się właścicielem aktywów trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych objętych dofinansowaniem w ramach projektu (projekt musi dotyczyć zakupu takich dóbr).

*Klastry innowacyjne – oznaczają struktury lub zorganizowane skupiska niezależnych podmiotów (takich jak innowacyjne przedsiębiorstwa typu start-up, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa, a także organizacje prowadzące badania i upowszechniające wiedzę, infrastruktury badawcze, infrastruktury testowo-doświadczalne, centra innowacji cyfrowych, organizacje niedochodowe i inne powiązane podmioty gospodarcze), mające na celu stymulowanie działalności innowacyjnej oraz nowych sposobów współpracy, w tym za pomocą środków cyfrowych, dzięki wspólnemu korzystaniu lub promowaniu wspólnego korzystania z obiektów oraz wymianie informacji i wiedzy fachowej oraz dzięki skutecznemu przyczynianiu się do transferu wiedzy, tworzenia sieci kontaktów oraz rozpowszechniania informacji i współpracy wśród przedsiębiorstw i innych organizacji wchodzących w skład danego klastra. Centra innowacji cyfrowych (w tym europejskie centra innowacji cyfrowych finansowane w ramach centralnie zarządzanego programu „Cyfrowa Europa” ustanowionego rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/694 ( 20 )) to podmioty, których celem jest stymulowanie powszechnego wprowadzania przez przemysł (w szczególności przez MŚP) i organizacje sektora publicznego technologii cyfrowych, takich jak sztuczna inteligencja, przetwarzanie w chmurze, przetwarzanie danych na obrzeżach sieci i obliczenia wielkiej skali oraz cyberbezpieczeństwo. Centra innowacji cyfrowych mogą same w sobie kwalifikować się jako klastry innowacyjne.

Wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek w ramach naboru.

Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków (Załącznik nr 1 do Regulaminu wyboru projektów) katalog kosztów pośrednich jest zgodny z listą opublikowaną w Podrozdziale 3.12. Koszty pośrednie, punkt 2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. We wskazanym punkcie Wytycznych czytamy w szczególności:

„Katalog kosztów pośrednich projektu EFRR/FS/FST definiuje właściwa IZ. Katalog ten obejmuje w szczególności:

• koszty koordynatora projektu oraz innego personelu zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń,
• koszty zarządu (wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownika jednostki),
• koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna, w tym dotycząca zamówień) na potrzeby funkcjonowania jednostki,
• koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, koszty związane ze zleceniem prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu),…”

Jednocześnie zgodnie z Wytycznymi i Przewodnikiem, obowiązuje zasada, iż personel, którego wynagrodzenia są finansowane w ramach kosztów pośrednich nie może być jednocześnie finansowany w ramach kosztów bezpośrednich.

Wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego w zadeklarowanej wysokości na pokrycie części kosztów kwalifikowalnych w projekcie. Beneficjent zapewnia finansowanie wkładu własnego we własnym zakresie, w tym ze środków pozyskanych od członków klastra.

Wkład własny może zostać wniesiony wyłącznie w formie pieniężnej (rozchód środków finansowych z rachunku lub kasy w trakcie trwania projektu). Wkład własny Wnioskodawcy nie może pochodzić ze środków publicznych, w tym dotacji/subwencji z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego. Oznacza to środki finansowe wnoszone przez Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i które nie zostaną Wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy).

Zgodnie z art. 6C ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.2023.0.462), ust. 2: Podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów, które bezpośrednio lub za pośrednictwem innych podmiotów są z nim powiązane osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, lub członkami organów tego podmiotu, a wykonawcą lub członkami organów wykonawcy, polegające na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wobec tych zapisów, zakup przez Koordynatora klastra usług od członka klastra, nie jest możliwy do uznania w projekcie jako koszt kwalifikowalny. Należy uznać, że członek klastra byłby w takiej sytuacji, m.in., w uprzywilejowanej pozycji, znając kierunek działań w projekcie, znałby też warunki zapytania ofertowego na wybór danej usługi przed wszystkimi oferentami, co budzi uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, a przede wszystkim, skoro członek klastra jest w stanie wnieść jakieś dobro do projektu w zakresie własnej działalności, to wątpliwości PARP budzi, dlaczego taki wydatek miałby podlegać rozliczeniu w projekcie.