Wzór na konkurencję - II etap: Wdrożenie strategii wzorniczej

Zgodnie z opisem kryterium "Wydatki w ramach projektu są kwalifikowalne, racjonalne i uzasadnione oraz wynikają bezpośrednio z Etapu I działania 1.4 POPW", ocenie podlega między innymi, czy wydatki wynikają bezpośrednio ze strategii wzorniczej opracowanej w ramach Etapu I działania, są zgodne z metodologią realizacji projektów wzorniczych oraz czy wydatki na zakup środków trwałych (innych niż nieruchomości zabudowane i niezabudowane) oraz wartości niematerialnych i prawnych związane są bezpośrednio z wdrożeniem nowego produktu (wyrobu lub usługi)".W związku z powyższym nabycie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, musi być powiązane z nowymi produktami (towarami lub usługami), wprowadzanymi na rynek w wyniku projektu. Nie oznacza to jednak, że koszty te muszą być bezpośrednio związane z samym procesem produkcyjnym. Opis kryterium wymaga bezpośredniego związku każdego wydatku inwestycyjnego z wdrożeniem nowego produktu – Wnioskodawcy muszą taki związek wykazać w dokumentacji aplikacyjnej.

Zakres dotyczący zaliczek reguluje Wzór umowy o dofinansowanie. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest w wysokości zgodnej z Harmonogramem płatności. Łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki, nie może przekroczyć 40% dofinansowania, o którym mowa w § 5 ust. 1. Jeśli umowa przewiduje wypłatę dofinansowania w formie zaliczki. Oprócz zabezpieczenia określonego w § 14 ust. 2, Beneficjent ustanawia dodatkowe zabezpieczenie w wysokości odpowiadającej zaliczce w ramach Projektu, w jednej z form określonych w § 5 ust. 3 pkt 2-5 rozporządzenia w sprawie zaliczek, na okres najpóźniej od dnia złożenia wniosku o płatność pierwszej transzy zaliczki do upływu 6 miesięcy od dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków, o którym mowa w § 7 ust. 1. Każdy z wnioskodawców ma możliwość finansowania projektu zaliczką.

Zgodnie z kryterium „Wnioskodawca zapewnia finansowanie projektu” Ocenie podlega, czy wnioskodawca posiada odpowiednie środki finansowe do realizacji projektu. Wnioskodawca musi dysponować środkami finansowymi wystarczającymi na realizację projektu, na zapewnienie jego płynności finansowej, z uwzględnieniem dofinansowania. Weryfikacja zostanie dokonana na podstawie informacji zawartych w dokumentacji aplikacyjnej, w tym w tabelach finansowych. W przypadku finansowania projektu również z innych niż dotacja zewnętrznych źródeł (np. kredyt, pożyczka) ocenie podlega wiarygodność/realność pozyskania takich zewnętrznych źródeł finansowania, w tym wiarygodność osób/podmiotów potwierdzających zapewnienie finansowania. W przypadku finansowania projektu kredytem bankowym możliwość pozyskania przez wnioskodawcę kredytu musi być potwierdzona promesą kredytową, sporządzoną na podstawie pozytywnej oceny zdolności kredytowej wnioskodawcy. W przypadku finansowania projektu pożyczką możliwość udzielenia pożyczki musi być uwiarygodniona dokumentem potwierdzającym wolę pożyczkodawcy udzielenia pożyczki wnioskodawcy na realizację projektu oraz przedłożonymi przez wnioskodawcę dokumentami finansowymi pożyczkodawcy (sprawozdaniami finansowymi lub w przypadku osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej PIT lub wyciągiem z konta bankowego). Ocena zostanie dokonana na podstawie informacji zawartych w dokumentacji aplikacyjnej oraz dołączonych kopii dokumentów potwierdzających zapewnienie finansowania. Wskazana sytuacja jest możliwa, przy czym należy odpowiednio wskazać we wniosku, że wkład własny oraz koszty niekwalifikowalne będą pochodzić częściowo ze środków zgromadzonych na koncie a częściowo z zewnętrznych źródeł, należy też przedstawić odpowiednie dokumenty zgodnie z ww. informacjami.  

Wnioski o dofinansowanie do Etapu II mogą być składane nie później niż 6 miesięcy od daty otrzymania informacji o zatwierdzeniu strategii wzorniczej opracowanej w ramach Etapu I.
W przypadku negatywnej oceny wniosku lub pozostawienia wniosku o dofinansowanie bez rozpatrzenia, wnioskodawca ma możliwość złożenia poprawionego wniosku nie później niż w terminie do 10 miesięcy od daty otrzymania informacji o zatwierdzeniu strategii wzorniczej opracowanej w ramach Etapu I (dotyczy jedynie projektów złożonych w ramach I, II oraz III rundy konkursu) lub w terminie do 2 miesięcy od daty otrzymania informacji o wynikach oceny projektu, o której mowa w § 11 ust. 1 regulaminu lub informacji o pozostawieniu wniosku o dofinansowanie bez rozpatrzenia (dotyczy projektów złożonych w ramach IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV i XV rundy konkursu).

W przypadku złożenia wniosku o dofinansowanie z przekroczeniem ww. terminów, wniosek będzie pozostawiony bez rozpatrzenia i, w konsekwencji, nie zostanie dopuszczony do oceny spełnienia kryteriów wyboru projektów, z zastrzeżeniem ust. 18 w § 6.

Jeśli rekomendacje dot. wdrażania strategii są przedstawione w sposób, który umożliwia częściową albo etapową ich realizację, to należy zauważyć, iż umowa nie narzuca, że wszystkie rekomendacje muszą być wdrożone. Może być taka sytuacja, że przedsiębiorca nie będzie dysponował środkami finansowymi, żeby wszystkie rekomendacje wdrożyć w okresie realizacji projektu. Jednocześnie częściowe wdrożenie pozwoli na osiągniecie głównych celów jego realizacji i wypełni cele realizacji działania 1.4 POPW Wzór na konkurencję. Wniosek do II Etapu musi być złożony nie później niż 6 miesięcy od daty otrzymania informacji o zatwierdzeniu strategii wzorniczej opracowanej w ramach I Etapu. A strategia i jej rekomendacje może być bardzo rozległa i rozpisana nawet na lata. Trzeba podkreślić, że projekty muszą się wpisywać w cele działania 1.4 POPW Wzór na konkurencję, toteż jeśli np. ze strategii zostaną „wyciągnięte” tylko, np. rekomendacje dotyczące zakupów inwestycyjnych, to takie projekty nie będą się wpisywać w cele działania i nie będą akceptowane. W II Etapie w ocenie mamy kryterium dotyczące tego, czy procesy wzornicze są odpowiednio zaplanowane, więc muszą one być.

Do kosztów kwalifikowalnych w zakresie regionalnej pomocy inwestycyjnej zalicza się koszty realizacji inwestycji początkowej obejmujące: nabycie środków trwałych innych niż nieruchomości. Zgodnie z Kryterium wyboru projektów w ramach kryterium ocenie podlega, czy wydatki wynikają bezpośrednio ze strategii wzorniczej opracowanej w ramach Etapu I działania, są zgodne z metodologią realizacji projektów wzorniczych oraz czy wydatki na zakup środków trwałych (innych niż nieruchomości zabudowane i niezabudowane) oraz wartości (wyrobu lub usługi). Wydatki planowane do poniesienia w ramach projektu i przewidziane do objęcia wsparciem, muszą być kwalifikowalne, uzasadnione i racjonalne do zaplanowanych przez Wnioskodawcę działań i celów projektu oraz celów określonych dla działania. Działania zaplanowane w ramach projektu są odpowiednie do skali i rodzaju działalności wnioskodawcy. W ramach kryterium ocenia się, czy wydatki są zgodne z kategoriami wydatków kwalifikowalnych dla działania określonymi w Regulaminie konkursu. Sprawdzeniu podlega także, czy wydatki są właściwie przyporządkowane do odpowiednich kategorii wydatków. Przez „uzasadnione” należy rozumieć, iż muszą być potrzebne i bezpośrednio związane z realizacją działań uznanych za kwalifikowalne zaplanowanych w projekcie. Wnioskodawca jest zobowiązany wykazać w dokumentacji aplikacyjnej konieczność poniesienia każdego wydatku i jego związek z planowanym wdrożeniem wyników I Etapu projektu. Przez „racjonalne” należy rozumieć, iż ich wysokość musi być dostosowana do zakresu zaplanowanych czynności / potrzeb inwestycyjnych. Nie mogą być zawyżone ani zaniżone. Dopuszcza się dokonywanie przez oceniających korekty wydatków kwalifikowalnych zgodnie z Regulaminem konkursu. W przypadku, gdy dokonanie korekty spowodowałoby przekroczenie progu procentowego określonego w Regulaminie konkursu, albo w przypadku braku zgody Wnioskodawcy na dokonanie rekomendowanej przez Komisję Oceny Projektów zmiany lub braku odpowiedzi Wnioskodawcy we wskazanym terminie, kryterium uznaje się za niespełnione. Wszelkie poniesione wydatki, aby były uznane za kwalifikowalne muszą być niezbędne do realizacji projektu i ich wykorzystanie musi łączyć się z lokalizacją przedsiębiorstwa podaną we Wniosku o dofinansowanie. Zatem nie ma możliwości umiejscowienia zakupionych w ramach projektu lodówek/ chłodniczych regałów ekspozycyjnych w różnych sklepach zewnętrznych/ sieciowych (nie będących własnością Wnioskodawcy), a nie bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa. W tym wypadku nie będą to koszty kwalifikowalne.  

To jakie działania będą podejmowane w Etapie II, musi wynikać z audytu i z opracowanej przez Wykonawcę strategii wzorniczej. Audytor wskaże, jakie działania są rekomendowane. To z audytu będzie wynikać, że takie, a nie inne działania są optymalne, właściwe w zakresie prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Pomoc udzielana w Etapie II przeznaczona jest wyłącznie na wdrożenie działań rekomendowanych w wyniku przeprowadzonego w Etapie I audytu wzorniczego i uwzględnionych w strategii wzorniczej. Po dokonaniu audytu, audytor może rekomendować stworzenie jednego internetowego serwisu sprzedażowego. Jednak dokonywanie analiz kwalifikowalności projektu na tym etapie nie jest możliwe. Projekt, jak i Wnioskodawca musi spełnić kryteria, jakie zostały opracowane dla działania.

Zgodnie z katalogiem kosztów obowiązującym w konkursie Wzór na konkurencję Etap II dozwolony jest zakup środków trwałych. Do kosztów kwalifikowalnych w zakresie regionalnej pomocy inwestycyjnej zalicza się koszty realizacji inwestycji początkowej obejmujące: 

1. nabycie środków trwałych innych niż nieruchomości; 
2. nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know-how oraz innych praw własności intelektualnej, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:
   1. będą wykorzystywane wyłącznie w przedsiębiorstwie przedsiębiorcy otrzymującego pomoc, 
   2. będą podlegać amortyzacji zgodnie z przepisami o rachunkowości, 
   3. będą nabyte od osób trzecich niepowiązanych z przedsiębiorcą na warunkach rynkowych, 
   4. będą stanowić aktywa przedsiębiorcy otrzymującego pomoc i pozostaną związane z projektem oraz pozostaną w jego przedsiębiorstwie przez co najmniej 3 lata od dnia zakończenia realizacji projektu.

Należy zwrócić uwagę, by zakup samochodu był ściśle powiązany z projektem, stanowił jego nieodzowną część, był racjonalny i uzasadniony. Wtedy tylko może stanowić koszt kwalifikowalny. Zgodnie z kryteriami wyboru projektów: W ramach kryterium ocenie podlega, czy wydatki wynikają bezpośrednio ze strategii wzorniczej opracowanej w ramach Etapu I Działania, są zgodne z metodologią realizacji projektów wzorniczych oraz czy wydatki na zakup środków trwałych (innych niż nieruchomości zabudowane i niezabudowane) oraz wartości niematerialnych i prawnych związane są bezpośrednio z wdrożeniem nowego produktu (wyrobu lub usługi). W przypadku, gdy rezultatem projektu nie jest innowacja produktowa, w projekcie nie mogą być kwalifikowalne wydatki na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Wydatki planowane do poniesienia w ramach projektu i przewidziane do objęcia wsparciem muszą być kwalifikowalne, uzasadnione i racjonalne do zaplanowanych przez Wnioskodawcę działań i celów projektu oraz celów określonych dla działania. Działania zaplanowane w ramach projektu są odpowiednie do skali i rodzaju działalności wnioskodawcy. W ramach kryterium ocenia się, czy wydatki są zgodne z kategoriami wydatków kwalifikowalnych dla działania określonymi w Regulaminie konkursu. Sprawdzeniu podlega także, czy wydatki są właściwie przyporządkowane do odpowiednich kategorii wydatków. Przez „uzasadnione” należy rozumieć, iż muszą być potrzebne i bezpośrednio związane z realizacją działań uznanych za kwalifikowalne zaplanowanych w projekcie. Wnioskodawca jest zobowiązany wykazać w dokumentacji aplikacyjnej konieczność poniesienia każdego wydatku i jego związek z planowanym wdrożeniem wyników I Etapu projektu. Przez „racjonalne” należy rozumieć, iż ich wysokość musi być dostosowana do zakresu zaplanowanych czynności / potrzeb inwestycyjnych. Nie mogą być zawyżone ani zaniżone. Dopuszcza się dokonywanie przez oceniających korekty wydatków kwalifikowalnych zgodnie z Regulaminem konkursu. W przypadku gdy dokonanie korekty spowodowałoby przekroczenie progu procentowego określonego w Regulaminie konkursu albo w przypadku braku zgody Wnioskodawcy na dokonanie rekomendowanej przez Komisję Oceny Projektów zmiany lub braku odpowiedzi Wnioskodawcy we wskazanym terminie, kryterium uznaje się za niespełnione.

Możliwe jest przyznanie 0 lub 1 pkt, przy czym:

0 pkt – wydatki nie są racjonalne lub uzasadnione lub oceniający dokonali korekty wydatków kwalifikowalnych powyżej progu procentowego określonego w Regulaminie konkursu;

1 pkt – wydatki są kwalifikowalne, racjonalne i uzasadnione, ewentualna korekta jest zgodna z zasadami określonymi w Regulaminie konkursu. Aby projekt mógł zostać rekomendowany do dofinansowania musi uzyskać w tym kryterium 1 pkt.

Zgodnie z Regulaminem konkursu do kosztów kwalifikowalnych w zakresie pomocy na usługi doradcze na rzecz MŚP zalicza się koszty usług doradczych świadczonych przez doradców zewnętrznych związanych z wdrożeniem strategii wzorniczej, opracowanej w ramach Etapu I. Do kosztów kwalifikowalnych w zakresie regionalnej pomocy inwestycyjnej zalicza się koszty realizacji inwestycji początkowej obejmujące:

1. nabycie albo wytworzenie środków trwałych innych niż nieruchomości; 
2. nabycie wartości niematerialnych i prawnych w formie patentów, licencji, know- how oraz innych praw własności intelektualnej, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:
   1. będą wykorzystywane wyłącznie w przedsiębiorstwie przedsiębiorcy otrzymującego pomoc, 
   2. będą podlegać amortyzacji zgodnie z przepisami o rachunkowości, 
   3. będą nabyte od osób trzecich niepowiązanych z przedsiębiorcą na warunkach rynkowych,
   4. będą stanowić aktywa przedsiębiorcy otrzymującego pomoc i pozostaną związane z projektem oraz pozostaną w jego przedsiębiorstwie przez co najmniej 3 lata od dnia zakończenia realizacji projektu.

Koszt Certyfikatu ISO nie mieści się w żadnej powyżej wymienionej kategorii - jest to opłata, która nie jest kwalifikowana w ramach działania. Natomiast usługa doradcza związana z jego uzyskaniem może zostać uznana za kwalifikowalną, w przypadku, gdy wynika z rekomendacji ujętych w strategii i uzyskanie certyfikatu ma wpływ na realizację strategii wzorniczej.