gov_LAB - program edukacyjny dla jednostek samorządu terytorialnego

Do udziału w pilotażu mogą być zgłoszone zespoły od 3 do 7 osób. Co najmniej 3 osoby powinny brać udział w procesie projektowania na stałe – tzn. wezmą udział we wszystkich zrealizowanych usługach, które odbędą się podczas planowanych spotkań (8 warsztatach, 2 zjazdach i dniu demonstracyjnym). Osoby te będą stanowiły trzon zespołu i będą posiadały całościową wiedzę o projektowanym instrumencie. Pozwoli to na efektywną pracę zespołu projektowego, nastawioną na pełne wykorzystanie potencjału wszystkich członków zespołu. Pozostałe osoby mogą być angażowane do procesu częściowo (członkowie wspierający). Udział tych osób we wszystkich usługach nie jest obligatoryjny. Nie mniej jednak osoby te mogą brać udział w zjazdach i DemoDay. Postanowienia dotyczące zmian w umowie i projekcie zawiera § 10 Wzoru umowy, który m.in. określa, iż zmiana przez Odbiorcę Pomocy osób wskazanych we wniosku, jest możliwa pod warunkiem, że osoby, które zastąpią dotychczasowych członków zespołu projektowego posiadają kompetencje niezbędne do kontynuowania procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców i zostaną zatwierdzone przez PARP. Ponadto zgłoszenie potrzeby dokonania zmiany powinno być uzasadnione (zmiana wynika z istotnych przyczyn, których nie dało się przewidzieć w chwili zgłaszania składu zespołu projektowego).

Warunkiem wyboru projektu w naborze jest m.in. zgłoszenie wyzwania projektowego dotyczącego instrumentu dla przedsiębiorców. Przez wyzwanie projektowe należy rozumieć opis problemu na jaki ma odpowiedzieć zaprojektowany w trakcie procesu instrument dla przedsiębiorców. Opis wyzwania projektowego powinien uwzględniać oczekiwany efekt wdrożenia danego instrumentu dla przedsiębiorców. Ponadto opis ten powinien uwzględniać kryteria, według których będzie ono oceniane. W tym przypadku ocenie podlega:

1. czy wyzwanie zgłoszone w ramach projektu dotyczy instrumentu dla przedsiębiorców;
2. możliwość wpływu danego instrumentu na rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności w regionie w którym będzie wdrażany;

Szczegółowe informacje na temat stopnia szczegółowości opisu wyzwania projektowego zostały zawarte w Instrukcja wypełniania wniosku (Załącznik nr 3 do Regulaminu naboru odbiorców usług).
W sekcji dotyczącej informacji ogólnych o projekcie mamy wyszczególnione następujące wyjaśnienia:

1. Krótki opis projektu

Należy krótko opisać problem, na który ma odpowiedzieć projektowany instrument dla przedsiębiorców. Należy wskazać, jakich grup odbiorców ten problem dotyczy oraz jakie grupy mają na niego wpływ (limit 2 000 znaków).

1. Rozszerzony opis projektu

Pole stanowi uzupełnienie informacji podanych w polu „Krótki opis projektu”. Należy opisać wyzwanie projektowe, na które ma odpowiedzieć projektowany instrument dla przedsiębiorców. Należy wskazać jakie są przesłanki do podjęcia interwencji publicznej, do jakiej grupy docelowej ma być kierowany instrument oraz na jakim obszarze. Wnioskodawca powinien także określić jakimi środkami finansowymi i zasobami technicznymi dysponuje na potrzeby późniejszego wdrożenia instrumentu bądź w jaki sposób takie środki zostaną zapewnione (limit 10 000 znaków).

1. Cel projektu

Należy opisać cele podjęcia interwencji oraz efekt jaki wnioskodawca zamierza osiągnąć poprzez realizację projektu (limit 1 000 znaków).

1. Zgodność projektu z działalnością Wnioskodawcy

Należy opisać w jaki sposób wyzwanie projektowe, na które ma odpowiedzieć projektowany instrument dla przedsiębiorców wpisuje się w działania realizowane przez Wnioskodawcę (limit 1 000 znaków). W związku z powyższym jest możliwy rozszerzony opis wyzwania projektowego, z
uwzględnieniem określonego limitu liczby znaków. Proces projektowy przeprowadzany w ramach pilotażu będzie dotyczył wyzwania wskazanego przez wnioskodawcę. Eksperci wybrani przez PARP będą wsparciem zespołu projektowego w jednoznacznym określeniu problemów/potrzeb/zadań związanych z zaprojektowaniem instrumentu dla przedsiębiorców. Nie będą oni narzucać formy czy zakresu instrumentu. Mogą oni co najwyżej rekomendować pewne rozwiązania. Należy przy tym zaznaczyć, iż opracowanie instrumentu od strony merytorycznej leży po stronie zespołu projektowego.

Instrukcja wypełniania wniosku, stanowiąca załącznik nr 3 do Regulaminu naboru, wskazuje, iż załącznik nr 4 do Regulaminu naboru stanowi przykład listu intencyjnego. Wnioskodawca ma możliwość przedłożenia listu intencyjnego w formie innej niż wskazana w załączniku. W takim
wypadku należy pamiętać, że list intencyjny musi zawierać:

• deklarację możliwości wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców zaprojektowanego w ramach pilotażu „gov_LAB”, w tym posiadania odpowiednich zasobów finansowych i technicznych do jego wdrożenia;
• zobowiązanie udziału członków zespołu projektowego w warsztatach, szkoleniach oraz Dniu Demonstracyjnym organizowanych w ramach procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców.

Istotne jest, aby dołączony do wniosku list został podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wnioskodawcy. Celem programu jest dostarczenie właściwych umiejętności pracownikom JST do zaprojektowania usług dla przedsiębiorców odpowiadającym im potrzebom. Chcielibyśmy aby zespoły projektowe pracowały na realnych wyzwaniach, które po ich opracowaniu będą mogły być wdrażane. JST przystępując do programu powinna mieć więc także przemyślane zasoby do wdrożenia danego programu / usługi. Tylko przy założeniu takich ograniczeń możliwe będzie właściwe przeprowadzenie procesu projektowego i zaprojektowanie takich usług, które będą odpowiadały nie tylko na realne potrzeby odbiorców końcowych ale także będą możliwe do wdrożenia. Umowa jednak nie narzuca konsekwencji, w przypadku gdyby z jakiś powodów wdrożenie okazało się niemożliwe.

Prace poszczególnych zespo?ów projektowych b?d? przebiega?y niezale?nie. Zgodnie z za?o?eniami programu,
wszystkie zespo?y spotkaj? si? wspólnie tylko na dwóch Zjazdach i Dniu Demonstracyjnym.

Zgodnie z Regulaminem naboru (§ 4. ust. 3) pomoc w ramach programu gov_LAB nie stanowi pomocy publicznej zgodnie z § 44 ust. 1 pkt 3 oraz § 45 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia POIR (rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie udzielania przez
Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014–2020). Pomoc udzielana w ramach pilotażu nie stanowi także pomocy de minimis.

Organizatorem spotkań realizowanych w ramach projektu będzie wykonawca wskazany przez PARP.

Tak. PARP może udzielić w ramach naboru pomocy na maksymalnie 3 projekty realizowane przez 3 różnych Wnioskodawców.

List intencyjny oraz umowa muszą zawierać podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy. Szczegółowe wymagania odnośnie osób podpisujących zostały określone we wzorze
umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do Regulaminu naboru (przypis dolny na stronie nr 1):

Województwo: oświadczenia woli w imieniu województwa składa marszałek województwa wraz z członkiem zarządu województwa, chyba że statut województwa stanowi inaczej (art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1668, z późn. zm.)). Ponadto, w przypadku podpisania umowy należy uwzględnić, że czynność prawna, z której wynika zobowiązanie pieniężne, wymaga do jej skuteczności kontrasygnaty głównego księgowego budżetu województwa lub osoby przez niego upoważnionej (art. 57 ust. 3 ustawy o samorządzie województwa).

List intencyjny oraz umowa muszą zawierać podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy. Szczegółowe wymagania odnośnie osób podpisujących zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do Regulaminu naboru (przypis dolny na stronie nr 1): Oświadczenia woli w imieniu województwa składa marszałek województwa wraz z członkiem zarządu województwa, chyba że statut województwa stanowi inaczej (art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, Dz.U. z 2018 r., poz. 913, z późn. zm.). Ponadto, w przypadku podpisania umowy należy uwzględnić, że czynność prawna, z której wynika zobowiązanie pieniężne, wymaga do jej skuteczności kontrasygnaty głównego księgowego budżetu województwa lub osoby przez niego upoważnionej (art. 57 ust. 3 ustawy o samorządzie województwa).

Pisemne upoważnienie do reprezentowania Wnioskodawcy nie jest wymagane na etapie składania wniosku. Wystarczające będzie załączenie listu intencyjnego i złożenie oświadczeń (m.in. o zgodności ze stanem faktycznym i prawnym oraz świadomości odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych danych lub złożenie fałszywych oświadczeń).

Do udziału w pilotażu mogą być zgłoszone zespoły od 5 do 10 osób. Co najmniej 5 osób powinno brać udział w procesie projektowania na stałe – tzn. wezmą udział we wszystkich zrealizowanych usługach, które odbędą się podczas planowanych spotkań (8 warsztatach, 2 zjazdach i dniu demonstracyjnym). Wskazanie większej liczby stałych członków zespołu nie będzie miało wpływu na ocenę wniosku. Ocenie w tym kryterium będzie podlegał zespół projektowy jako całość.

Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku list intencyjny musi zawierać m.in. deklarację udziału członków zespołu projektowego w warsztatach, spotkaniach oraz zjazdach organizowanych w ramach procesu projektowego. W liście intencyjnym należy wymienić wszystkich członków zespołu projektowego.

Z uwagi na fakt, że w pilotażu mogą uczestniczyć jednostki samorządu terytorialnego, ich związki lub stowarzyszenia, w przypadku formy prawnej należy wybrać opcję „bez szczególnej formy prawnej”, w przypadku rubryki forma własności należy wybrać opcję „Skarb Państwa”.

Wnioski mogą być składane w GW w terminie od 12 października do 7 listopada 2021 r. (w ostatnim dniu naboru do godz. 16:00:00).

Projekty będą realizowane w jednej edycji, której realizacja jest planowana w okresie od 1 lutego 2022 r. do 30 czerwca 2022 r. W uzasadnionych przypadkach PARP zastrzega sobie możliwość przesunięcia terminu rozpoczęcia projektu.

Zespół projektowy to zespół składający się z 5-10 pracowników wnioskodawcy, wyznaczony do zaprojektowania instrumentu dla przedsiębiorców. Wskazane jest, aby członkowie zespołu posiadali uzupełniające się kompetencje, niezbędne do zaprojektowania i wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców. Co najmniej 5 członków zespołu powinno być na stałe zaangażowanych w proces projektowania instrumentu dla przedsiębiorców.

Wniosek należy złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem GW, z zastrzeżeniem ust. 9. Wniosek należy sporządzić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku, stanowiącą załącznik nr 3 do Regulaminu. Wszelkie inne postaci elektronicznej lub papierowej wizualizacji treści wniosku nie stanowią wniosku i nie będą podlegać ocenie.

Proces projektowania instrumentu dla przedsiębiorców składa się z następujących etapów:

1. etap zrozumienia - obejmujący weryfikację problemu projektowego, opracowanie mapy interesariuszy i ich najważniejszych problemów, których rozwiązaniu posłuży instrument, opracowanie planu analizy danych zastanych (desk research), określenie pożądanej zmiany, która ma zajść w wyniku wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców, identyfikację obszarów wymagających pogłębienia wiedzy, określenie wstępnych założeń do badań jakościowych i grupy podmiotów do badania, przeprowadzenie badań pogłębiających zrozumienie problemów, przeprowadzenie analizy danych zastanych,
2. etap syntezy i analizy - obejmujący analizę zebranego w etapie zrozumienia materiału z zastosowaniem technik projektowania usług (service design),
3. etap tworzenia rozwiązań, prototypowania i testowania - obejmujący wypracowanie rozwiązań oraz wytworzenie prototypów instrumentu przy wykorzystaniu metod kreatywnych, przeprowadzenie testów stworzonego prototypu,
4. etap planowania wdrożenia - obejmujący opracowanie szczegółowego planu wdrożenia z uwzględnieniem wszystkich technicznych aspektów, np.: konsultacje i proces akceptacji dokumentacji, promocja i komunikacja instrumentu, ewaluacja.

Do usług oferowanych bezpłatnie w ramach projektu zaliczają się usługi niezbędne do profesjonalnego przeprowadzenia procesów projektowania instrumentów dla przedsiębiorców. Do usług tych zaliczają się następujące usługi:

1. facylitacji procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców polegającej na efektywnym prowadzeniu pracy zespołu projektowego, nastawionej na pełne wykorzystanie potencjału wszystkich członków zespołu oraz prowadzącej do zaprojektowania instrumentu dla przedsiębiorców. Usługa facylitacji obejmuje przede wszystkim:
   1. wsparcie zespołu projektowego w jednoznacznym określeniu problemów/potrzeb/zadań związanych z zaprojektowaniem instrumentu dla przedsiębiorców,
   2. wybór odpowiednich modeli, narzędzi i technik, które będą zastosowane w praktyce do realizacji zadania,
   3. wsparcie członków zespołu projektowego w przyjmowaniu przez nich roli odpowiadającej ich preferencjom osobistym,
   4. zapobieganie konfliktom, które przeszkadzają w realizacji zadania;
2. usługi niezbędne do realizacji procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców obejmujące:
   1. organizację i przeprowadzenie 8 warsztatów projektowych,
   2. rekrutację dodatkowych uczestników warsztatów,
   3. rekrutację respondentów do badań jakościowych,
   4. przeprowadzenie badań jakościowych,
   5. przygotowanie wytycznych projektowych (briefu projektowego),
   6. dopracowanie prototypów instrumentu dla przedsiębiorców wypracowanego przez zespół projektowy,
   7. przygotowanie planu testowania instrumentu dla przedsiębiorców,
   8. opracowanie raportu z testowania instrumentu dla przedsiębiorców,
   9. opracowania raportu przedstawiającego projekt instrumentu dla przedsiębiorców i jego wdrożenie;
3. szkoleniowe niezbędne do realizacji procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców obejmujące:
   1. definicję projektowania usług publicznych,
   2. projektowanie doświadczeń i funkcjonalności dla użytkownika (user experience),
   3. innowacje w administracji (podejście eksperymentalne, rola kreatywności),
   4. projektowanie usług w zmiennej rzeczywistości,
   5. efektywne sposoby przyciągające użytkowników (ekonomia behawioralna),
   6. promowanie nowych usług,
   7. organizację szkoleń;
4. organizacji Dnia Demonstracyjnego (Demo Day), podczas którego poszczególne zespoły projektowe zaprezentują swoje rozwiązanie oraz zostaną ocenione przez niezależne jury.

Celem niniejszego naboru jest pozyskanie przez administrację samorządową wiedzy i umiejętności z zakresu projektowania instrumentów dla przedsiębiorców poprzez dostarczenie jej niezbędnych usług do przeprowadzenia procesów projektowania instrumentów dla przedsiębiorców. Efektem pilotażu będą instrumenty dla przedsiębiorców zaprojektowane z uwzględnieniem ich potrzeb.

Tak. List intencyjny dotyczący możliwości wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców, zaprojektowanego w ramach pilotażu oraz uczestnictwa osób wchodzących na stałe w skład zespołu projektowego w procesie projektowania instrumentu dla przedsiębiorców zorganizowanym przez PARP. Wzór listu intencyjnego stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu naboru. Wnioskodawca ma możliwość przedłożenia listu intencyjnego w formie innej niż wskazana w załączniku. W takim wypadku należy pamiętać, że list intencyjny musi zawierać:

1. deklarację możliwości wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców zaprojektowanego w ramach pilotażu „gov_LAB”, w tym posiadania odpowiednich zasobów finansowych i technicznych do jego wdrożenia;
2. zobowiązanie udziału członków zespołu projektowego w warsztatach, szkoleniach oraz Dniu Demonstracyjnym organizowanych w ramach procesu projektowania instrumentu dla przedsiębiorców.

W ramach naboru pomoc może zostać udzielona maksymalnie 3 projektom realizowanym przez 3 różnych wnioskodawców.

Przewidywany termin rozstrzygnięcia naboru wynosi 2 miesiące od dnia zamknięcia naboru wniosków.

Dopuszczalne jest jednokrotne uzupełnienie lub poprawienie wniosku w zakresie wskazanym przez PARP w wezwaniu.

Wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek w ramach naboru. W przypadku złożenia większej liczby wniosków, PARP wzywa wnioskodawcę do wskazania jednego wniosku, który będzie podlegał ocenie, w terminie 7 dni od dnia następującego po dniu wysłania przez PARP informacji o wezwaniu. Po wskazaniu wniosku pozostałe wnioski zostaną pozostawione bez rozpatrzenia i nie zostaną dopuszczone do oceny spełniania kryteriów wyboru projektu. W przypadku braku wskazania wniosku, ocenie będzie podlegał wniosek złożony jako pierwszy. Pozostałe wnioski zostaną pozostawione bez rozpatrzenia i nie zostaną dopuszczone do oceny spełniania kryteriów wyboru projektów.

Wnioskodawca ma możliwość wycofania wniosku. W takim przypadku wnioskodawca wycofuje wniosek w GW oraz załącza skan pisma o wycofaniu wniosku podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji wnioskodawcy. Datą wycofania wniosku będzie data wygenerowana przez GW.

Pomoc udzielana jest w formie finansowania kosztów usług doradczych, o których mowa w Regulaminie w § 6 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 oraz szkoleniowych, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt 3 świadczonych przez wybranego przez PARP wykonawcę na rzecz wnioskodawcy w celu wypracowania i testowania przez wnioskodawcę instrumentu dla przedsiębiorców. Kwota pomocy jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia wykonawcy w odniesieniu do usług świadczonych jednemu zespołowi projektowemu.

Tak. W kryterium ocenie podlega, czy zgłoszeni członkowie zespołu projektowego są pracownikami wnioskodawcy lub jednostek organizacyjnych wnioskodawcy. Przez pracownika rozumie się pracownika określonego w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2020r. poz. 299).

W kryterium ocenie podlega, czy zgłoszeni członkowie zespołu projektowego są pracownikami wnioskodawcy lub jednostek organizacyjnych wnioskodawcy. Przez pracownika rozumie się pracownika określonego w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2020r. poz. 299).

Warunkiem wyboru projektu w naborze jest:

1. zgłoszenie opisu problemu projektowego;
2. potwierdzenie, w formie listu intencyjnego, możliwości wdrożenia instrumentu dla przedsiębiorców, zaprojektowanego w ramach pilotażu;
3. zgłoszenie zespołu projektowego i potwierdzenie, w formie listu intencyjnego, uczestnictwa osób wchodzących w skład tego zespołu w procesie projektowania instrumentu dla przedsiębiorców.

1. W przypadku uzyskania jednakowej łącznej liczby punktów pomoc w pierwszej kolejności jest przyznawana projektom, które otrzymały większą liczbę punktów w kryterium „Diagnoza i uzasadnienie wyboru głównego problemu zgłoszonego w ramach projektu”.
2. W przypadku, gdy powyższe kryterium rozstrzygające nie jest wystarczające do określenia kolejności projektów na liście projektów rekomendowanych do udzielenia pomocy, kolejność w odniesieniu do projektów z jednakową liczbą punktów (zarówno 2 łączną, jak i w ww. kryterium rozstrzygającym) określa się według stopy bezrobocia w województwie, w którym siedzibę ma wnioskodawca (na podstawie danych GUS „Bezrobotni oraz stopa bezrobocia wg województw, podregionów i powiatów” stan na koniec miesiąca poprzedzającego okres sześciu miesięcy poprzedzających ogłoszenie konkursu na podstawie wskaźnika „Stopa bezrobocia (do aktywnych zawodowo) w %”). W przypadku projektów, w których wnioskodawcą są JST wspólnie składające wniosek pod uwagę będzie brana średnia stóp bezrobocia w województwach, w których siedzibę mają JST. Wsparcie w pierwszej kolejności jest przyznawane projektom, w których lokalizacja wnioskodawcy znajduje się w województwie o wyższej stopie bezrobocia.

Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności z obowiązkiem wskazania przyczyn, z powodu których Umowa zostaje rozwiązana