OBWE jako organizacja

OBWE ma status największej organizacji regionalnej³; skupia 57 państw członkowskich o równym statusie. Jej budżet w 2017 r. wyniósł 139 mln euro. Celem OBWE jest podejmowanie działań wzmacniających bezpieczeństwo i współpracę na obszarze działania Organizacji, mając na uwadze trzy wymiary bezpieczeństwa:

• humanitarny,
• polityczno-militarny oraz
• ekonomiczno-środowiskowy.

OBWE ściśle współpracuje z innymi organizacjami międzynarodowymi, w tym agencjami systemu Organizacji Narodów Zjednoczonych (ONZ). Sekretariat OBWE mieści się w Wiedniu (Austria).

Należy wskazać, że Polska jest aktywnym państwem członkowskim OBWE. W 1992 r. zostało powołane Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka OBWE (OSCE Office for Democratic Institutions and Human Rights, ODHiR) z siedzibą w Warszawie. Polska składka do budżetu OBWE wynosi ok. 1,4%⁴.

OBWE jako Zamawiający

Jako organizacja międzynarodowa zarządzająca środkami pochodzącymi przede wszystkim z wpłacanych do budżetu składek państw członkowskich, OBWE jest zobowiązana do stosowania reguł zamówieniowych w związku z realizowanymi zakupami dóbr. Są one dokonywane zarówno dla sekretariatu Organizacji, biur lokalnych, jak i misji terenowych, w różnych krajach i na różnych kontynentach.

Jak już zostało wspomniane, roczna wartość rynku zamówień OBWE jest szacowana na kwotę 90 mln euro⁵. Rynek ten jest otwarty dla polskich firm poszukujących możliwości biznesowych poza krajem, w tym w obszarze przetargów. Aby aktywnie uczestniczyć w tym rynku, należy zapoznać się z procedurami zamówieniowymi odrębnymi od krajowych lub unijnych, które co do zasady są prowadzone w języku angielskim.

Zasady udzielania zamówień

Na potrzeby realizacji zapotrzebowania na dobra i usługi w Organizacji OBWE kieruje się pięcioma podstawowymi zasadami dotyczącymi zamówień (principles of public procurement):

1. zasadą najlepszego stosunku jakości do ceny (best value for money);
2. zasadą rzetelności (fairness);
3. zasadą uczciwości (integrity);
4. zasadą przejrzystości (transparency);
5. zasadą skutecznej konkurencji (effective competition).

Zasada najlepszego stosunku jakości do ceny

Zasada najlepszego stosunku jakości do ceny sprowadza się do optymalizacji tzw. kosztów cyklu życia (life cycle costs) i jakości wymaganej do spełnienia wymogów użytkownika, przy jednoczesnym uwzględnieniu czynników potencjalnego ryzyka i dostępnych zasobów⁶. Z pojęciem kosztów cyklu życia wiąże się zagadnienie tzw. całkowitego kosztu posiadania (total cost of ownership, TCO), czyli całkowitego kosztu zakupów, jak również kosztów związanych z dostawą, użytkowaniem, utrzymaniem, serwisem, modernizacją, przechowywaniem i utylizacją. Przy uwzględnieniu TCO, wymogów jakościowych, analizy ryzyka (w tym: politycznego, prawnego, finansowego) i analizy rynkowej Zamawiający podejmuje decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Źródła ogłoszeń o przetargach

Źródłami informacji o ogłoszeniach przetargowych OBWE są:

• zakładka dotycząca przetargów na stronie internetowej Organizacji: www.procurement.osce.org/tenders oraz
• platforma elektroniczna United Nations Global Marketplace: www.ungm.org (dalej: baza UNGM).

W celu skutecznego pozyskiwania informacji o projektach i przetargach OBWE zaleca się korzystanie z obydwu wskazanych źródeł.

Na stronie Organizacji w zakładce dotyczącej przetargów można znaleźć również cenne informacje o projektach i planowanych zamówieniach. Dodatkowo są dostępne dokumenty, z którymi powinni zapoznać się potencjalni dostawcy, jak również wskazówki dla Wykonawców.

Baza UNGM

Baza UNGM jest elektronicznym narzędziem obejmującym oferty przetargowe agencji Organizacji Narodów Zjednoczonych, jak również kilkudziesięciu różnego rodzaju podmiotów poza systemem ONZ. Jest to baza potencjalnych dostawców, ogłoszeń publikowanych przez instytucje zamawiające, jak również źródło wiedzy o zrealizowanych kontraktach, procedurach i najlepszych praktykach przetargowych.

Należy wskazać, że UNGM ma charakter otwarty – w bazie może zarejestrować się każdy podmiot, którego celem jest udział w procedurach przetargowych organizacji międzynarodowych. Jednocześnie rejestracja jest warunkiem niezbędnym, aby móc ubiegać się o zamówienie. Zarejestrowanie się w bazie jest równoznaczne z zatwierdzeniem przez potencjalnego dostawcę postanowień wynikających z:

• Regulaminu UNGM (UNGM Terms and Conditions)⁷;
• Kodeksu postępowania dostawcy (UN Supplier Code of Conduct)⁸.

W celu rejestracji w bazie UNGM na poziomie podstawowym wymagane jest podanie aktualnych danych identyfikacyjnych oraz określenie kodów zgodnie z oferowanymi przez potencjalnego dostawcę towarami i usługami⁹. Rejestracja na poziomie podstawowym jest co do zasady wystarczająca dla aktywnego uczestnictwa w przetargach ogłaszanych w UNGM. Jednakże w przypadku niektórych postępowań¹⁰ Zamawiający może wymagać rejestracji na poziomie 1 lub 2 (odpowiednio, Level 1, Level 2). Na zaawansowanych poziomach rejestracji potencjalny dostawca może być zobowiązany do dostarczenia (czyli wgrania do bazy elektronicznej) dokumentów rejestrowych, certyfikatów jakości ISO, wewnętrznych kodeksów etyki i procedur antykorupcyjnych, dokumentów finansowych lub listów referencyjnych od kontrahentów.

Każde ogłoszenie przetargowe składa się z sześciu sekcji, czyli:

1. ogólnej (General) uwzględniającej tryb postępowania, wymagany poziom rejestracji w bazie UNGM, nazwę postępowania, dane instytucji Zamawiającej, numer referencyjny postępowania, datę publikacji ogłoszenia i termin składania ofert (z uwzględnieniem strefy czasowej), skrócony opis przedmiotu zamówienia, wskazanie państwa, w którym kontrakt będzie realizowany;
2. zawierającej dane kontaktowe do osoby, która w instytucji zamawiającej jest odpowiedzialna za udzielanie informacji w sprawie przetargu (Contacts);
3. uwzględniającej linki odsyłające do pełnej dokumentacji przetargowej lub systemu umożliwiającego złożenie oferty¹¹ (Links);
4. zawierającej dokumentację przetargową (Documents);
5. zawierającej kody przedmiotu postępowania zgodnie z klasyfikacją UNSPSC (UNSPSC);
6. uwzględniającej możliwe zmiany w dokumentacji przetargowej lub ogłoszeniu (Revisions).

Rodzaje procedur udzielania zamówień

Informacje zawarte w UNGM umożliwiają Zamawiającemu określenie kręgu podmiotów zainteresowanych danym przetargiem. Następnie pracownicy departamentu zamówień OBWE prowadzą wstępną kwalifikację dostawców w celu weryfikacji, czy spełniają oni warunki wskazane w dokumentacji przetargowej. W dalszej kolejności są składane oferty w przetargu, w formie pisemnej, w miejscu i terminie określonych dokumentacją przetargową. W niektórych postępowaniach dopuszczalne jest złożenie oferty za pomocą poczty elektronicznej. Organizacja nie wdrożyła do tej pory tzw. systemu eSourcing, który umożliwiłby prowadzenie postępowań zamówieniowych w formie elektronicznej¹².

W zakresie rodzajów procedur udzielania zamówień należy wyodrębnić formalne i nieformalne metody zaproszenia do składania ofert (odpowiednio, formal/informal methods of solicitation).

Metody formalne to:

• zaproszenie do składania ofert (invitation to bid, ITB),
• zapytanie ofertowe (request for proposal, RFP).

W katalogu metod nieformalnych jest:

• zapytanie o cenę (request for quotation, RFQ),
• zamówienie bezpośrednie (direct procurement),
• zamówienie z wolnej ręki (sole sourcing).

Zaproszenie do składania ofert może być także poprzedzone publicznym ogłoszeniem, w którym OBWE zachęca do wyrażenia zainteresowania wzięciem udziału w danej procedurze przetargowej (Request for expression of Interest, REOI)¹³. Organizacja może również zwrócić się do potencjalnych dostawców z prośbą o informację na etapie przygotowania postępowania (Request for information, RFI).

W kwestii nomenklatury OBWE w przetargach należy zwrócić uwagę, że dokumentacja zamówieniowa dla towarów to specification, dla usług terms of reference (TOR), a dla robót budowlanych statements of works (SOW).

Trendy w zamówieniach OBWE¹⁴

Wydaje się, że udział w rynku zamówień danej organizacji wymaga opracowania strategii biznesowej, która bierze pod uwagę profil zamówieniowy podmiotu oraz tendencje zakupowe. Poniżej zostały przedstawione najczęściej zamawiane towary i usługi w OBWE wraz z odpowiadającą im wartością zamówień¹⁵:

• zamówienia związane z zakupem namiotów (schronień): 8,5 mln euro;
• transportery opancerzone i wozy bojowe: 7,6 mln euro;
• nieuzbrojone, bezzałogowe pojazdy latające (tzw. UAV): 5 mln euro;
• organizacja konferencji, seminariów: 5 mln euro;
• logistyka związana z pomocą medyczną: 4,2 mln euro.

Należy również zauważyć, że istotny obszar zamówień OBWE stanowią zamówienia na usługi komunikacyjne, jak również zamówienia w branży IT/ICT zarówno w zakresie towarów, jak i usług.

Tym samym istnieje potencjał dla polskich firm w zakresie zamówień OBWE. Organizacja realizuje bowiem zakupy w wielu sektorach.

Best practices, czyli jak przygotować zwycięską ofertę

Reasumując, rekomendowane kroki dla udziału w rynku zamówień OBWE to:

• pozyskiwanie informacji na temat planowanych przetargów już na etapie projektów. Mówi się bowiem, że w stosunku do zamówień organizacji międzynarodowych obowiązuje powiedzenie, że „na etapie ogłoszenia przetargu jest on już zapewne rozstrzygnięty”¹⁶;
• dokładna analiza dokumentacji przetargowej;
• wyjaśnianie wszelkich wątpliwości z pracownikiem OBWE nadzorującym przetarg w terminie na to przewidzianym;
• rzetelne przygotowanie dokumentacji przetargowej w części finansowej, technicznej, jak również pod kątem językowym¹⁷;
• przestrzeganie terminów.

Małgorzata Ignatowicz

Punkt Informacyjny Międzynarodowe Zamówienia Publiczne

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości